Igennem forskning og hands-on erfaring fra en hel række projektledere, har vi i dag efterhånden en ret god viden og indsigt i udfordringerne i digitaliseringsprojekter. På den baggrund kan vi begynde proaktivt at handle på det, så vi undgår kuldsejlede projekter og skaber medvind igennem det, vi kan se, der virker godt.
Er du projektleder kræver det god forberedelse at skulle stå i spidsen for et digitaliseringsprojekt – et projekt der ofte griber ind i flere dele af organisationen og inddrager rigtig mange forskellige interessenter.
1. Beskriv projektets udfordringer fra begyndelsen
Dit projekt er sandsynligvis ramt af overoptimisme og begejstring, og du har sikkert også selv været imødekommende og sagt ”spændende” et par hundrede gange. Nu skal du forsøge at beskrive opmærksomhedsområderne og også erkende, hvor du er usikker. Prøv at benytte kompleksitetsmodellen og beskriv udfordringerne. Udfordringerne skal med på næste møde med projektejeren. Hvis de kommer med på det første møde, kan du nemlig stadig nå at rette formål og leverancer til. Du kan ikke komme senere med de store overraskelser.
2. Få styr på detaljerne i arbejdsgangene
Digitalisering medfører ofte introduktion af nye arbejdsgange eller omlægning af gamle arbejdsgange. Den store faldgrube for digitaliseringsprojekter er, at ingen rigtig forstår arbejdsgangene, som de kører i dag. Du kan ikke bare lade denne forståelse ligge hos andre, for så kan du ikke selv være kritisk for de løsningsforslag, der kommer. Derfor er det en klar fordel, hvis du har udarbejdet en oversigt over de eksisterende arbejdsgange, som du kan vurdere de nye forslag og ideer ud fra. Dette forberedende arbejde, skal du sørge for at sætte tid af til.
3. Afklar hvor beslutningerne træffes om dit projekt
Du er kun projektleder – bid mærke i ”kun”. Dit projekt skal levere noget til din organisation. Der vil derfor løbende være beslutninger, som skal træffes i projektet, men det vil være beslutninger, du ikke kan træffe. Du har derfor til opgave at etablere en projektejer eller en styregruppe, der har formel indflydelse i dit projekt. Her kan også være tale om andre grupper. Når du har klare beslutningsveje, har du mulighed for at få truffet beslutninger og få rygdækning, når du skal ud og hente ressourcer. Det er hermed afgørende, at du får tegnet projektorganisationen og får medlemmerne i styregruppen til at kvittere for deres deltagelse.
4. Afklar gevinster og leverancer fra projektet
Digitaliseringsprojekter kan være noget uklare i deres formål. Fx kan man nemt i overordnede termer og ret ukonkret tale om, at en app skal ”lette borgernes adgang”, eller at den nye hjemmeside skal ”skabe mere synlighed overfor vores kunder”. Men sådanne ukonkrete og uklare mål kan betyde, at du som projektleder får rigtig svært ved at definere succesen for dit projekt. Og på den måde vil du være åben for kritiske bemærkninger i hele projektets levetid. Hvis du på den anden side kan definere udbytte og leverancer konkret, vil du være meget bedre stillet senere.
Når du definerer leverancer er det også her, du skal afgøre, hvordan der skal leveres fra projektet. Skal du levere i mindre dele eller som en større løsning? Det vil også afgøre, om du evt. skal anvende den mere agile form for projektledelse, hvor dit projektteam løbende udvikler og leverer efter tidsbokse.
5. Indhent andres erfaringer
Dit digitaliseringsprojekt kan godt være helt nyt for dig og din organisation. Nogle mennesker omkring dig vil hævde, at dit projekt er helt unikt – men der er oftest andre ét eller andet sted, der har gang i noget lignende. Ring til dem og få et møde. De kan fortælle dig om de værste faldgruber, og også fortælle dig hvor de hentede de største gevinster. På denne måde får du også argumenter for din plan og din organisation.
6. Stil et Gantt-kort op og vis fremdrift
Selvom det er tidligt i projektet, så skal du vænne din styregruppe og dine projektdeltagere til fx at se på et Gantt-kort med aktiviteter, tidsestimater og indbyrdes sammenhænge mellem aktiviteterne. Med et Gantt-kort bliver du i stand til at vise styregruppen og deltagerne hvilken fremdrift, der er i projektet. Gantt-kortet er et særlig anvendt redskab til visualisering i klassisk projektledelse. Hvis dit projekt i stedet er et mere agilt projekt med tidsbokse, og hvor du fx gør brug af Scrum- metoden, skal du kunne vise fremdrift i de enkelte tidsbokse ved hjælp af et såkaldt Burndown Chart.
Disse 6 konkrete råd er en del af grundlaget for god styring af dit digitaliseringsprojekt. Dertil kommer så selvfølgelig oveni din egen adfærd og dine relationer som projektleder - aspekter der ikke blot gør sig gældende i digitaliseringsprojekter, men også i alle andre projekter.
Baggrunden for de 6 råd
I løbet af de sidste 20 år er der opsamlet en del gode forskningsresultater og erfaringer fra digitaliseringsprojekter både i det offentlige og i det private. I begyndelsen af 00’erne udgav den engelske rigsrevision en række undersøgelser bl.a. ”Overoptimism in Government projects”. Den danske rigsrevision afdækkede rejsekort-projektet, og SKATs inddrivelse viste markante mangler i disse digitaliseringsprojekter. Forskningen har både set på en række store fejlslagne offentlige projekter og på udfordringer i digitaliseringsprojekter generelt.
Om Peter G. Harboe
Peter G. Harboe er underviser og forsker på VIA University College. Peter er cand.merc. og underviser i metodefag, strategi og porteføljeledelse på Diplomuddannelsen i projektledelse. Peter har mere end 25 års erfaring fra projekter i dansk erhvervsliv og er ekspert i projektledelse, branding og markedsføring. Han er blogger, debattør og forfatter.
.jpg)
.jpg)
.jpg)
