7 tegn på god kommunikation i samarbejdet

Stærk kommunikation i samarbejdet

Gennem de seneste årtier er kommunikation gået fra at være noget, man måske interesserede sig for, når der opstod problemer, til at være en essentiel kompetence i alt samarbejde.

Før i tiden talte vi om fokuseret kommunikation under overskrifter som medievalg og kommunikationsplaner, og der var måske også en konsulent, vi kunne kontakte, når samarbejdet slog knuder, eller information skulle meldes bredt ud.

I dag ligger der et naturligt ansvar hos alle, der leder eller deltager i samarbejdsprocesser – hvad enten der er tale om projektarbejde, teamudvikling eller procesledelse. Det handler om alt fra at starte teams op, facilitere møder og workshops, strukturere dialoger og styre processer til at have blik for, hvordan kommunikationen flyder i dagligdagen. Kommunikation er ikke blot et spor ved siden af arbejdet; det er selve hjertet, der skaber fremdrift og resultater.

Tillid, tryghed og kommunikation - nøgler til stærke samarbejder 

God kommunikation er altså ikke kun noget om intentionelt at viderebringe information. Kommunikation er også alt det ikke-intentionelle og alt det, der ikke nødvendigvis er planlagt eller fokuseret. Det anerkendende smil eller en hurtig afvisning med blikket kan betyde mere end ord. Adfærd og faktisk også ikke-adfærd betyder noget.

Vi har brug for en bred definition af kommunikation, fordi vi ganske enkelt ikke kan lade være med at kommunikere. Al adfærd påvirker samarbejdet – positivt eller negativt.

Men hvad er koblingen mellem god kommunikation og succesfuldt samarbejde? Her peger forskningen på flere sammenhænge. Ét centralt begreb kommer fra Harvard-professor og organisationspsykolog Amy Edmondson.

Edmondson er især kendt for begrebet ”psykologisk tryghed”, der hjælper os til at forstå sammenhænge mellem projekters kvalitet, organisatorisk effektivitet, og hvordan vi egentlig kommunikerer, når vi arbejder sammen om opgaver i grupper og teams.

Psykologisk tryghed kan som begreb hjælpe os til at stille skarpt på, hvad vi allerede gør godt, og hvor vi skal sætte ind for at styrke både vores samarbejde og kommunikation. Begrebet refererer til et klima eller en stemning, hvor alle er trygge ved at åbne op og bidrage med deres vinkler og faglighed uden at frygte andre menneskers reaktion, rullen med øjnene eller direkte ydmygelse.

En anden forsker, der også peger på tillid som en bærende bjælke for samarbejde og projekters succes, er Jody Hoffer Gittell. Hun taler om relationel koordinering og fremhæver forskellige faktorer, som i særlig grad kobler trivsel i et projektteam til kvalitet og effektivitet. Åbenhed og ærlighed hører med til disse faktorer, og kunsten er igen at dyrke et miljø, hvor ingen frygter dømmende blikke, og hvor nyansatte Jonas i IT-afdelingen tør stille undrende spørgsmål til den måde, erfarne Lars vejleder en kollega eller installerer en ny komponent på.

Ved at dyrke et tillidsfuldt miljø i projekt- og teamsamarbejde skaber du ikke kun et godt arbejdsklima. Du hæver også barren for opgaver og projekters succes.

Når tillid og åbenhed blomstrer, øger vi vores evne til at løse problemer og kvaliteten af det arbejde, vi leverer. Vi højner innovationen, tager kloge chancer og lærer af de utilsigtede hændelser, der opstår undervejs. Det handler altså om at fremme en kultur, hvor alle medlemmer i og omkring teamet eller gruppen føler sig opmuntret til at bidrage, give og modtage feedback, udtrykke tvivl og bekymringer – vel at mærke uden at risikere at blive udstillet eller ligefrem udskammet.

7 konkrete spørgsmål

Kigger vi ind i forskningen om kommunikation, kan vi konkretisere nogle spørgsmål, som med fordel kan stilles – både individuelt og i fællesskab – når målet er at styrke tillid, trivsel og god opgaveløsning i det daglige samarbejde. Vi leder her efter konkrete faktorer og mønstre, der gør en forskel for, hvordan kommunikationen fungerer i praksis – uanset om man står i spidsen for et team, faciliterer en proces eller deltager aktivt i et samarbejdsforløb. Her er de formuleret som 7 spørgsmål:

1. Mødes vi og mødes vi nok?

Det virker måske indlysende, at vi skal mødes for at samarbejde, men i praksis arbejder mange sammen på kryds og tværs uden at have særlig meget kontakt. Der sker udskiftninger i grupper og teams, og nogle deltager mere løbende, mens andre bidrager punktvist. Regel nummer ét for god kommunikation i et samarbejde er, at vi faktisk ser hinanden. Både formelle og uformelle møder tæller. Sker det ikke, så sæt flere møder i kalenderen – eller brug tjek-ind ved kaffemaskinen eller små daglige check-ins som anledninger til at skabe kontakt og nærvær i samarbejdet.

2. Tør vi stille de ’dumme’ spørgsmål?

Amy Edmondson definerer psykologisk tryghed som evnen til at skabe et rum, hvor der er plads til både åbenhed og tvivl. Det er et godt tegn, når mennesker i et samarbejde tør stille ’forstyrrende spørgsmål’ og dele idéer uden frygt for at blive vurderet negativt. Som teamleder, projektleder eller facilitator kan du både lytte efter de gode spørgsmål og holde øje med, om bekymringer deles åbent. Hvis ikke, så begynd selv – del dine egne tanker, stil de undrende spørgsmål og anerkend dem, der tør gøre det samme. Det er med til at bygge tryghed og fremme læring.

3. Lytter vi egentlig?

God kommunikation handler ikke kun om at få taletid, men også om at give plads til hinanden. En vigtig del af samarbejdet er evnen til at lytte aktivt. Det gælder om at engagere sig i samtalen – at nikke, spørge ind og være nysgerrig på andres perspektiver. Du kan også skabe rum for stilhed og refleksion som en del af møder og fælles drøftelser. Det sender et signal om, at det er mindst lige så vigtigt at lytte og tænke, som det er at tale. ’Intelligente pauser’ og refleksionstid styrker både samarbejdet og kvaliteten af de beslutninger, I træffer sammen.

4. Anerkender vi hinanden?

Anerkendelse hænger tæt sammen med det at lytte og vise respekt for hinandens bidrag. Det handler om at blive set og værdsat – og om at sige det højt. Når vi oplever, at vores indsats bliver anerkendt, bliver vi mere åbne, mere kreative og mere engagerede i fællesskabet. Det skaber grobund for ærlighed og gensidig tillid. Hvis du vil blive bedre til at anerkende andre, så fokuser på det konkrete. Se også dem, der ikke fylder mest i rummet. Husk, at vi er forskellige – nogle trives med ros i plenum, mens andre foretrækker det personlige skulderklap i hverdagen.

5. Beder vi hinanden om hjælp?

Hvis svaret er ja, er det et tegn på tillid og velfungerende kommunikation. At bede om hjælp viser både sårbarhed og tillid – og samtidig en anerkendelse af den andens faglighed og erfaring. Det er ofte dér, et samarbejde bevæger sig fra at være en samling ”jeg’er” til et mere fælles ”vi”. Det handler ikke kun om små, lavpraktiske spørgsmål – men også om at række ud i faglige sammenhænge, når noget er svært eller komplekst. Det styrker både relationerne og kvaliteten af arbejdet.

6. Taler vi sammen om fejl?

For Amy Edmondson er dette nærmest en lakmusprøve på psykologisk tryghed. I samarbejder, hvor vi udvikler, skaber og tilpasser, vil fejl ske – og det er helt naturligt. Det afgørende er, om vi taler åbent om dem som en kilde til læring. Hvis fejl og utilsigtede hændelser bliver behandlet som muligheder for forbedring i stedet for som problemer, skaber vi grobund for udvikling, innovation og bedre løsninger. Det kræver, at der er tillid og mod i fællesskabet – og det starter ofte med, at nogen går foran.

7. Kommunikerer vi om kommunikationen?

I samarbejder – især når de går på tværs af fagligheder og funktioner – kan der let opstå misforståelser. Vi bruger ikke nødvendigvis samme begreber, sprog eller logikker. Derfor er det vigtigt, at vi også taler om hvordan vi taler sammen. Det kaldes metakommunikation, og det handler om at sætte ord på både indhold og rammer for kommunikationen: Hvornår forklarer vi fagtermer? Hvornår spørger vi ind? Hvordan samarbejder vi bedst? Hvem gør hvad – og hvordan bruger vi hinanden bedst i forløbet? At afstemme forventninger og tydeliggøre roller er en del af det – og det gør samarbejdet både nemmere og stærkere.

Dyrk kommunikationen som et fælles projekt

Når vi taler om, hvad der er god og dårlig kommunikation, ender vi ofte med at forstå kommunikation i en snæver betydning. Så handler det om, hvorvidt information er givet videre til den rette person på det rette tidspunkt – og det er naturligvis også vigtigt. Men i et samarbejde – uanset om det er i et team, et fagligt fællesskab eller på tværs af organisatoriske enheder – betaler det sig at forstå kommunikation i en bredere forstand. Ikke kun som informationsstrømme, men som udtryk for, hvordan vi arbejder sammen som mennesker.

De syv spørgsmål ovenfor er et godt sted at starte. Brug dem som en slags temperaturmåling – alene eller sammen med dine kolleger – når I alligevel taler om samarbejdet og det, der betyder noget for jer, både individuelt og som fællesskab. De kan være med til at styrke og vedligeholde psykologisk tryghed med kommunikationen som det fælles afsæt.

I en kompleks og foranderlig arbejdshverdag er kommunikation ikke bare noget, der foregår ved siden af opgaverne – eller noget, man én gang for alle kan lægge en plan for. Den er både lim og løftestang i samarbejdet. Den binder det hele sammen – og kan samtidig være det, der sætter retning, styrker kvaliteten og øger effektiviteten i det, I skal lykkes med. Opgaveløsning og relationer går hånd i hånd, og det er gennem dialogen og de små kommunikationshandlinger, at samarbejdet får liv og retning. Ved aktivt at skabe et miljø præget af tillid, åbenhed og anerkendelse er du med til at hæve barren – ikke kun for resultaterne, men også for kvaliteten af det fællesskab, der skal bære dem.

Kilder

• Edmondsen, Amy C. (2020): Den frygtløse organisation. Djøf Forlag.
• Johansen, Thomas m.fl (2020): Bæredygtig organisations- og forretningsudvikling. Dansk Psykologisk Forlag.
• Lundahl, Eva (2023): Hybride projektteams: Udnyt potentialet og overvind udfordringerne. https://viden.via.dk/evu/hvordan-haandterer-du-udfordringerne-ved-hybride-projektteams
• Hansen-Skovmoes, Peter og Rosenkvist, Gert (2017): Samtaler i organisationer. Hans Reitzels Forlag.
• Moltke, Hanne V. og Asbjørn Molly (Red, 2019): Systemisk Coaching – en grundbog (2. udgave). Dansk Psykologisk Forlag.
• Vestergaard, Bo (2012): Fair proces. Lead Read.