7 tegn på god kommunikation i projekter

Projektlederen har ansvaret for kommunikationen

Gennem de seneste årtier er kommunikation gået fra at være noget, projektledere måske interesserede sig for, når der var brug for det, til at være en essentiel kompetence i og omkring projekter.

Før i tiden talte vi om fokuseret kommunikation under overskrifter som medievalg og kommunikationsplaner, og der var måske også en konsulent lidt længere nede ad gangen, vi kunne kontakte, når kommunikation skulle koordineres, samarbejdet slog knuder, eller information skulle meldes bredere ud.

Nu ligger det som et iboende krav i jobbeskrivelsen til team- og projektledere, at du tager ansvaret for projektets kommunikation på dig – dvs. alt fra at starte teamet op, til at være strategisk, facilitere møder og workshops, strukturere dialoger, styre processer og i det hele taget have et kommunikativt øje på hver finger. Kommunikation er ikke blot et spor, der følger med projektet; det er hjertet, der pumper liv i det.

Fra tillid til god kommunikation – og projektets succes

God kommunikation er altså ikke kun noget om intentionelt at viderebringe information. Kommunikation er også alt det ikke-intentionelle og alt det, der ikke nødvendigvis er planlagt eller fokuseret. Det anerkendende smil eller de himmelvendte øjne. Adfærd og faktisk også ikke-adfærd. Alt sammen betyder det noget. Det gør, at vi har brug for en bred definition af ’kommunikation’ med afsæt i, at vi ganske enkelt ikke kan ikke-kommunikere. Al adfærd er kommunikation, og al kommunikation påvirker den måde, vi er og arbejder sammen på.

Men hvad er så koblingen mellem god kommunikation og succes i projekter? Hvad er det konkret, vi skal arbejde med? Det har forskningen flere bud på. Et af dem kommer fra Harvard professor og organisationspsykolog Amy Edmondson.

Edmondson er især kendt for begrebet ”psykologisk tryghed”, der hjælper os til at forstå sammenhænge mellem projekters kvalitet, organisatorisk effektivitet, og hvordan vi egentlig kommunikerer, når vi arbejder sammen om opgaver i grupper og teams.

Psykologisk tryghed kan som begreb hjælpe os til at stille skarpt på, hvad vi allerede gør godt, og hvor vi skal sætte ind for at styrke både vores samarbejde og kommunikation. Begrebet refererer til et klima eller en stemning, hvor alle er trygge ved at åbne op og bidrage med deres vinkler og faglighed uden at frygte andre menneskers reaktion, rullen med øjnene eller direkte ydmygelse.

En anden forsker, der også peger på tillid som en bærende bjælke for projektets succes, er Jody Hoffer Gittell. Hun taler om relationel koordinering og fremhæver forskellige faktorer, som i særlig grad kobler trivsel i et projektteam til kvalitet og effektivitet. Åbenhed og ærlighed hører med til disse faktorer, og kunsten er igen at dyrke et miljø, hvor ingen frygter dømmende blikke, og hvor nyansatte Jonas i IT-afdelingen tør stille undrende spørgsmål til den måde, erfarne Lars vejleder en kollega, eller installerer en ny komponent på.

Ved at dyrke et tillidsfuldt miljø i dit projektteam skaber du ikke kun et behageligt arbejdsklima. Du hæver også barren for dit projekts succes. Når tillid og åbenhed blomstrer, øger vi vores evne til at løse problemer og kvaliteten af det arbejde, vi leverer. Vi højner innovationen, tager kloge chancer og lærer af de utilsigtede hændelser, der opstår undervejs. Det handler altså om at fremme en kultur, hvor alle medlemmer i og omkring projektgruppen føler sig opmuntret til at bidrage, give og modtage feedback, udtrykke tvivl og bekymringer – vel at mærke uden at risikere at blive udstillet eller ligefrem udskammet.

7 konkrete spørgsmål

Kigger vi på tværs i forskellige forskningsprojekter om kommunikation, kan vi konkretisere nogle spørgsmål, vi med fordel kan stille os selv og hinanden, når vi vil skabe grobund for tillid, trivsel og god opgaveløsning i vores projekter. Vi leder her efter konkrete faktorer og mønstre, vi som projektledere (og projektdeltagere) kan stille skarpt på, når vi vil kvalificere kommunikationen og skabe optimale vilkår for det bæredygtige og succesfulde samarbejde. Her er de formuleret som 7 spørgsmål:

1. Mødes vi og mødes vi nok?

Det virker måske åbenlyst, at projektteamet skal mødes, men i praksis kører projekter ofte sideløbende i vores organisationer. Der er også udskiftning af teammedlemmer undervejs og forskellige grader af deltagelse – samtidigt og sekventielt. Regel nummer ét for god kommunikation i en projektgruppe er, at vi faktisk ser hinanden. Såvel formelle som uformelle møder tæller med i regnskabet. Sker det ikke, så sæt flere møder i kalenderen eller blot små tjek-in's ved kaffeautomaten, så vi får set hinanden i øjnene. 

2. Tør vi stille de ’dumme’ spørgsmål?

Ifølge Amy Edmondson er psykologisk tryghed defineret af, at vi får skabt et rum, hvor der er plads til både åbenhed og tvivl. Det betyder, at det er et godt tegn, når teammedlemmer deler ideer og stiller hinanden ’forstyrrende spørgsmål’ uden frygt for at blive set ned på, hånet eller ydmyget. Som projektleder kan du lytte efter gode spørgsmål, men også lægge mærke til om bekymringer deles åbent. Sker dette ikke, skal du overveje selv at starte, siger Edmondson – del dine tanker, stil de gode spørgsmål og anerkend andre, når de gør det.

3. Lytter vi egentlig?

God kommunikation handler ikke kun om taletid, men også om lyttetid. Som projektleder giver det god mening at gå forrest som det gode eksempel. Lyt aktivt og engager dig i samtalen. Nik, spørg ind til og inddrag andres perspektiver. Du kan også eksperimentere med at give plads til stilhed og refleksion på jeres møder. Det er et signal om, at det er mindst lige så vigtigt at lytte og tænke, som det er at tale, og meget tyder på, at ’intelligente pauser’ og planlagt refleksionstid effektiviserer både møder og kvalificerer de beslutninger, der bliver taget. 

4. Anerkender vi hinanden?

Det hænger naturligvis sammen med det at lytte til hinanden og vise, at vi påskønner hinandens indlæg. Anerkendelse betyder, at vi giver udtryk for, at vi ser og respekterer hinanden for indsats og bidrag – og at vi siger det højt. Det er med til at vise, at vi værdsætter hinanden – også selvom vi ikke nødvendigvis er enige. Oplever vi anerkendelse som mennesker, gør det vores sind mere åbent. Meget tyder på, at vi bliver mere kreative og er mere tilbøjelige til at engagere os med andre. ’Win-win’ fristes man til at sige, for det befordrer igen åbenhed og ærlighed og inkluderer, at vi selv deler bekymringer på en måde, der igen fremmer forståelse og tillid.

Vil du blive bedre til at anerkende andre, så fokusér på konkrete indsatser. Vis, at du ser dine kolleger – også dem, der ikke taler højest eller længst. Vær samtidig opmærksom på, at vi er forskellige. Nogle nyder at blive anerkendt i plenum, på tværs af lokalet, mens andre trives bedre med et skulderklap på gangen. 

5. Beder vi hinanden om hjælp?

Kan vi svare ja her, er det et virkelig fint tegn på, at der er god kommunikation i den gruppe eller det team, du er en del af. Når vi beder andre om hjælp, viser vi nemlig ikke alene vores egen begrænsning og sårbarhed. Vi viser også, at vi har tillid til, at andre vil os det godt. Og vi anerkender både dem og deres faglighed, fordi vi efterspørger deres viden og kompetencer. I en projektgruppe kan det også være et tegn på, at gruppen langsomt bevæger sig fra at være en samling ”jeg”-er til et kollektiv ”vi”. Og selvfølgelig handler det ’at spørge om hjælp’ ikke kun om at vise vej til kantinen eller andre ufarlige spørgsmål, men især om at bede om hjælp til faglige opgaver og sparring på komplekse problemstillinger. 

6. Taler vi sammen om fejl?

For Amy Edmondson er dette nærmest lakmusprøven, der definerer graden af psykologisk tryghed i vores teamsamarbejde. I innovative og dynamiske miljøer er fejl uundgåelige. At forsøge helt at undgå fejl er derfor ikke realistisk. Edmondsons pointe er, at vi skal fremme et miljø, hvor vi taler åbent om fejl eller utilsigtede hændelser som lærings- og udviklingspotentialer. Hvis dit projektteam faktisk taler om de ting, der er gået galt som potentialer for forbedring frem for problematiske hændelser, skaber du grobund for, at teamet er mere tilbøjeligt til at innovere og forbedre processer og kvaliteten af løsningerne.

7. Kommunikerer vi om kommunikationen?

I projektgrupper bringes forskellige faglige baggrunde og perspektiver sammen. Det kan føre til mere kreative og helstøbte løsninger, men udfordrer også samarbejdet, fordi vi ikke nødvendigvis taler samme fagsprog. Her er opgaven som projektleder at facilitere kommunikation om kommunikationen – dvs. meta-kommunikation. Dette begreb dækker ikke bare over, hvad vi kommunikerer, men også hvordan vi kommunikerer. I forhold til indholdssiden kan vi rammesætte og skabe klare aftaler om, hvornår fagtermer skal forklares, forkortelser udfoldes og perspektiver skal drøftes. Samtidig giver det også mening at afklare rammerne for samarbejdet. Hvad er det egentlig, vi skal sammen? Hvordan skal vi det, og hvad bidrager vi hver især med? Hvad er det konkret, hhv. Tina og Jonas gør, og hvordan og hvornår skal og vil de bruge hinanden i processen?

Dyrk den gode kommunikation i dit team

Når vi taler om, hvad der er henholdsvis god og dårlig kommunikation, forfalder vi indimellem til at tale om kommunikation i begrebets smalle betydning. Så diskuterer vi, om du fik givet den rette information videre til den rette person på rette tidspunkt, og det er jo også vigtigt. Men som projektleder betaler det sig at være opmærksom på kommunikation bredt forstået. Ikke blot som fokuseret informationspost, men som ydre tegn på, hvordan vi arbejder sammen som mennesker.

De syv spørgsmål ovenfor er et godt sted at starte. Brug dem som et ’tjek’ for dig selv eller brug dem i projektgruppen, når I alligevel taler om, hvordan I kommunikerer, og hvad der er vigtigt for jer – hver især og som gruppe. Det er med til både at kickstarte og vedligeholde psykologisk tryghed i dit team med særlig fokus på kommunikationen.

I en stadigt mere kompleks og dynamisk projektverden er kommunikationen ikke blot noget, vi kan beskæftige os med parallelt med projekter, eller som vi kan lægge en plan for. Det er på den ene side limen, der får det hele til at hænge sammen. På den anden side katalysatoren, der kan optimere, kvalificere og øge effektiviteten i jeres opgaveløsning. Som projektleder er du ansvarlig for opgaverne, men med hertil hører de relationer og den dialog, der former samarbejdet. Ved at dyrke et miljø præget af tillid, åbenhed og anerkendelse, hæver du standarden for dit projekt. Du skaber den kraft og det kit, der driver og holder sammen på det gennem din kommunikation og den kommunikation, du skaber omkring projektet.

Kilder

• Edmondsen, Amy C. (2020): Den frygtløse organisation. Djøf Forlag.
• Johansen, Thomas m.fl (2020): Bæredygtig organisations- og forretningsudvikling. Dansk Psykologisk Forlag.
• Lundahl, Eva (2023): Hybride projektteams: Udnyt potentialet og overvind udfordringerne. https://viden.via.dk/evu/hvordan-haandterer-du-udfordringerne-ved-hybride-projektteams
• Hansen-Skovmoes, Peter og Rosenkvist, Gert (2017): Samtaler i organisationer. Hans Reitzels Forlag.
• Moltke, Hanne V. og Asbjørn Molly (Red, 2019): Systemisk Coaching – en grundbog (2. udgave). Dansk Psykologisk Forlag.
• Vestergaard, Bo (2012): Fair proces. Lead Read.