Derfor er projektbeskrivelsen vigtig
En god projektbeskrivelse er dit projekts skriftlige elevatortale, som formidles lige så klart og overbevisende som en præsentation af dig selv i elevatoren mellem to etager.
Projektbeskrivelsen har to formål:
- at give overblik over dit projekt.
- at fange interessen hos dine samarbejdspartnere, ledere, deltagere og andre interessenter.
En god start på projektet
Når du sætter ord på noget og arbejder med at få det til at hænge sammen på skrift, giver det klarhed og en naturlig skarphed, der sikrer, at elementerne i dit projekt hænger sammen.
Når du i projektets startfase udarbejder en projektbeskrivelse, vil du ofte opdage, hvis nogle af de centrale dele eller sammenhænge står uklart – og kan du ikke selv få ordene om dit projekt til at stå skarpt, kan du være ret sikker på, at din modtager også har svært ved at se det for sig. Alene det at få beskrivelsen ned på skrift gør en markant forskel og sikrer et fundament og fælles sprog om projektet.
I projektbeskrivelsen arbejder du med at formulere klare svar på projektets hv-spørgsmål: Hvad, hvorfor, hvordan, hvem og hvornår. Du sætter altså ord på, hvad projektet handler om, hvorfor det er relevant, hvordan det skal realiseres, hvem der står bag/er med, hvem det henvender sig til, og hvornår projektperioden er rammesat til. Som projektleder kender du og dine nærmeste måske allerede svarene på disse spørgsmål, men ved at arbejde dem igennem trin for trin og finpudse formuleringerne, har I et fælles skriftligt udgangspunkt, der rækker ud mod eksterne samarbejdspartnere, bidragsydere og aftagere, og som kan trækkes frem, når det bliver aktuelt.
Som projektleder kan du samtidig bruge projektbeskrivelsen til at fastholde blikket på væsentlige elementer undervejs. Når projektet slår uventede sving eller måske ligefrem knuder i samarbejdet, har du et dokument, dine interessenter har nikket til, og som styrker kommunikationen i projektet, fordi der ikke pludselig bliver flere forskellige versioner af, hvad essensen er. Der er én, og den står i projektbeskrivelsen.
Din projektbeskrivelse holder altså fast i overblikket. Den er et godt redskab til at forankre kommunikationen mellem projektets deltagere, fordi den sikrer fælles sprog. Samtidig har du i projektbeskrivelsen et godt afsæt til at fremlægge og præsentere dit projekt for eksterne interessenter fx samarbejdspartnere, fonde og mulige aftagere.
Skabelon til projektbeskrivelser
En god projektbeskrivelse udfolder som oftest overvejelser om formål (hvorfor), leverancer (hvad), fremgangsmåde (hvordan), deadlines (hvornår), interne og eksterne aktører (hvem) samt information om budget/finansiering. Men punkterne og deres indbyrdes vægtning varierer alt efter projektets kontekst og størrelse. I nogle projekter er det naturligt at arbejde med milepæle, succeskriterier og målbarhed på lang sigt. I andre projekter er det de tekniske specifikationer, der fylder, og andre steder etableringen af fælles sprog og platform fordi forskellige miljøer og fagsprog skal tale sammen.
Din første overvejelse som projektleder er derfor at tage stilling til vægtningen af de enkelte punkter i din aktuelle projektbeskrivelse. Du kan starte med at undersøge, om din organisation allerede har vedtaget at bruge en bestemt skabelon for dette, eller om der måske internt findes en tjekliste, du kan bruge til at få overblik over de formalia, der hører til projekter i dit fagområde.
Starter du fra scratch, er der her syv punkter, der er værd at have med:
- Formål
Hvorfor er projektet aktuelt? Hvad er din/organisationens hensigt med projektet, og hvilke konkrete resultater er ønskelige? Hvorfor skal netop dit projekt virkeliggøres nu? - Projektmål – leverancer i projektet
Hvad er målet? Beskriv de leverancer og eventuelle delleverancer, der skal komme ud af projektet. - Succeskriterier – forventninger på længere sigt
Beskriv hvordan I måler, at I har nået de opstillede mål (og eventuelle delmål). Her betaler det sig at være konkret og tænke i kriterier, der kan ses/måles, så ingen deltagere bliver i tvivl om, hvornår mål er nået. - Hovedmilepæle med terminer
Sæt dato på de vigtige deadlines og milepæle, der er undervejs i projektet. Hvornår skal I være i mål med hvad? - Projektorganisation – projektejer, projektleder og projektdeltagere osv.
Hvem står bag projektet? Hvor mange og hvilke deltagere er med undervejs? Hvilke samarbejdspartnere er involveret, og hvem har ansvaret for hvad? - Målgruppe, aftagere og interessenter
Hvem er i målgruppen? Hvordan bliver målgruppen inddraget i projektet og hvornår? Hvilke øvrige aktører kunne være interessenter i dit projekt? - Projektøkonomi – budget og finansiering
Hvor mange timer/kr. er bundet i projektet, hvem finansierer det, og hvem har overblikket og ansvaret undervejs?
Tips til udformning og vægtning af indhold
- Se dit projekt med publikums briller – forhold dig til, hvem der skal læse og forstå det, du skriver, så du ikke bare fanger deres interesse, men også formidler dit projekt, så alle interessenter forstår beskrivelsen og dens detaljer.
- Vurder vægtningen af indhold. Formålet (projektets hvorfor) vil ofte være dit afsæt, men glem ikke at konkretisere projektets leverancer. Tjek om din organisation allerede har en skabelon til projektbeskrivelser eller gå på opdagelse på jeres intranet. Ofte vil du finde en tidligere udarbejdet projektbeskrivelse, hvis du mangler inspiration til vægtning af indhold.
- Del din beskrivelse op i overskuelige afsnit og brug overskrifter, der guider læseren. På den måde demonstrerer du overblik, og din læser kun hurtigt finde de informationer, han eller hun har brug for. Det kan gøres på flere måder. Nogle benytter punktopstilling – andre et konkret skema.
Og en sidste lille ting. Overvej dit sprog i projektbeskrivelsen. Skal den skrives på dansk, eller er det måske mere relevant, at den foreligger i en engelsk version? Det giver også god mening at bruge tid på at justere det sproglige og eventuelt få en medlæser på, der kan give dig feedback.
Projektbeskrivelsen er også et salgsværktøj
Projektbeskrivelsen kan bruges til mere end at præsentere facts og et overblik. Jeg startede med at sammenligne den gode projektbeskrivelse med en elevatortale. Med den sammenligning mener jeg, at den også er et rigtig godt redskab til at understøtte den del af projektlederens kommunikationsopgave, der relaterer sig til ’salg’. Når du som projektleder lykkes med dit projekt, er det nemlig også fordi, du laver gode ’pitch’ og får ”solgt” det godt. Du får skabt interesse for det og skabt følgeskab ind i og uden om dit projekt.
Den gode projektbeskrivelse er således både en god støtte for den kommunikation, du bedriver undervejs i projektet samt et effektivt navigationsredskab til at udvikle det, realisere dets leverancer og styre det sikkert i mål.
Denne artikel har trukket på kilder fra:
Attrup, Mette Lindegaard, Niels Ahrengot og John Ryding Olsson: Power i projekter og portefølje, Djøf Forlag, 2019.
.jpg)
.jpg)
.jpg)
