Proceskonsulenten har mange ansigter

Procesledelseskompetencer er ikke kun relevante for facilitatoren, lederen eller projektlederen. De kan også være et godt redskab for medarbejdere i alle typer af funktioner, som har med andre mennesker at gøre. Det handler nemlig om at arbejde hensigtsmæssigt sammen og ikke kun fokusere på indholdet men mere på måden, vi arbejder sammen på.

Både som linjeleder med formelt personaleansvar og som projektleder, konsulent eller underviser kan du have stor gavn af procesledelsesværktøjer. I alle tilfælde kan procesledelse indgå som en del af din værktøjskasse, typisk kombineret med andre former for ledelsesgreb, facilitering og intervention.

Relateret artikel: Procesledelse: Hvorfor er det en af tidens vigtigste ledelseskompetencer?

Uanset om du leder processer, projekter eller et team, skal du få mennesker til at arbejde sammen. Men dit perspektiv og dine greb kan være vidt forskellige, alt efter hvem du er, og hvad du skal.

Lad os uddybe et par jobprofiler med fokus på, hvordan procesledelse kan være et godt redskab lige netop her.

Projektleder eller projektkoordinator

Måske har du selv stået i spidsen for flere projekter og ved derfor også, at det er en helt særlig måde at arbejde på.

Igennem mange år er der blevet oparbejdet et helt særligt mandat omkring projektlederens rolle. Projektledelse er en kendt ledelsesdisciplin, der har mange år på bagen, men som i disse år også undergår stor udvikling og forandring. Tiden er nu i ligeså høj grad kommet til proceskonsulenten.

Niels Hannemose, der er lektor på VIA University College og til daglig underviser i procesledelse, forklarer hvorfor sådan her:

Procesledelse er med dets fokus på cirkulære mekanismer og sociale processer et virkelig godt supplement til de klassiske lineære projektstyringsredskaber og tekniske værktøjer. Proceslederkompetencer bliver mindst lige så vigtige som projektlederkompetencer, når vi ser på, hvordan projekter og organisationer udvikler sig i dag.

Som projektleder har du til opgave at gøre det klart, hvad målsætningen er og sørge for, at rammerne, ressourcerne og økonomien er på plads. Du skal samtidig fjerne de bump på vejen, der måtte komme undervejs, så projektdeltagerne kan koncentrere sig om at nå leverancerne til tiden i den aftalte kvalitet. Som projektleder skal du derfor have stærke kompetencer inden for planlægning, styring, ledelse, koordinering og interessenthåndtering. Derudover kan du trække på en masse forskellige projektmodeller og værktøjer, alt efter hvilket projekt du skal lede.

Procesledelse kan være et godt redskab til at håndtere de uforudsete ting på vejen, som ofte opstår i et projektforløb. Samtidig kan det sikre et større engagement og ejerskab hos projektets deltagere. Når du supplerer den klassiske værktøjskasse, bestående af planlægningsmetoder og tekniske styringsredskaber, med fx dialogredskaber og procesbevidst mødeledelse, motiverer du projektdeltagerne til at samarbejde og herunder også håndtere konflikter og dilemmaer.

Virksomheder og organisationer bliver mere og mere projektorienterede, samtidig med at flere beslutninger og mere ansvar lægges ud i projektorganisationer og projektgrupper. Det afføder et stærkt behov for redskaber til at opnå de opgaveløsninger, projektgruppen er sat i verden for at lave. Her bliver stærke kompetencer til at skabe dialog, interaktion og samarbejde en helt afgørende faktor for projektets succes. Og netop her kan procesledelse noget virkelig stærkt.

Organisations- og udviklingskonsulent

Markeder, samfund og verden undergår i dag hastig forandring. Det er derfor tvingende nødvendigt, at organisationer og virksomheder er omstillingsparate for at efterleve nye spilleregler og forandringer. Både medarbejdere og organisationer skal derfor kontinuerligt omstille og udvikle sig.

Når direktionen udsteder en retning, og organisationsforandringerne skal lykkes, er det altoverskyggende vigtigt, at såvel ledere som medarbejdere er med på ideen. Det er dog ofte nemmere sagt end gjort, for som mennesker søger vi ofte tilbage til vores vaner og søger tryghed i at gøre det, vi plejer, eller det vi har set virke før. Det kan derfor være stressende for medarbejderne at undergå kontinuerlige organisationsforandringer, der går ind og påvirker deres arbejdsopgaver og rutiner og dermed forstyrrer den ellers så kendte hverdag.

Organisationsforandringer kan derfor have stor gavn af organisations- og udviklingskonsulenter, der kan lede de mange processer og forandringsprojekter godt i mål og få alle med. Projekterne kan fx omfatte omstruktureringer, kultur- og organisationsforandringer, uddannelses- og udviklingsforløb eller tværfaglige samarbejdsprojekter.

Proceskonsulenten fungerer her som en slags sparringspartner for linjeledelsen, når der skal ske forandringer og udviklingsaktiviteter i organisationen af den ene eller anden art. Som proceskonsulent hjælper du med at få medarbejderne til at samarbejde om forandringen, så den bliver en succes. Der skal skabes dialog mellem forskellige led af organisationen for at sikre, at alle samarbejder mod det fælles mål.

Arbejder du til daglig primært med udviklingsforløb og forandringsprocesser, hvor du refererer til et ledelsesteam og har ansvar for processen? Så kan en proceskonsulentuddannelse være et klogt næste skridt.

Leder eller linjeleder (formel leder)

Som leder har du til opgave at få folk til at arbejde for og med dig i en retning mod noget – et enten allerede fastlagt mål eller noget, I ikke ved, hvad er, men finder frem til sammen. Samtidig skal du sørge for, at dine medarbejdere trives og har det godt.

For at det lykkes, skal du både være strategisk handlende, faciliterende og en dygtig kommunikatør, der kan sætte retning og skabe mening, motivation og engagement hos medarbejderne. Det er din fornemmeste opgave at sætte rammerne for det gode samarbejde, så medarbejderne kan præstere deres allerbedste. I den forbindelse skal du både kunne forstå og arbejde med forskellige menneskers personligheder og samspillet mellem mennesker i form af gruppedynamikker.

Der er flere ledere, som ikke helt forstår, hvilken forskel procesledelse gør. ”Vi holder da også både udviklingssamtaler med vores medarbejdere og strategiprocesser”. Men forskellen ligger i måden, du gør det på.
Ledelse handler i dag derfor ikke længere blot om styring og kontrol, men i ligeså høj grad om lydhørhed, dialog og involvering - ledere og medarbejdere imellem. Du skal som leder turde give slip på vanen med at ville kontrollere alt og give ordrer. Og du skal turde afse mere tid til refleksion, for herigennem at få bragt flest mulige perspektiver i spil til gavn for medarbejdernes faglige udvikling og trivsel.

Ved at gøre mere brug af procesledelse kan du som leder forebygge misforståelser og styrke samarbejdet både indad i teamet og på tværs af organisationen.

Faglig leder eller teamkoordinator (uformel leder)

Faglig ledelse vinder mere og mere frem. Den konstante forandring i verden omkring os kræver, at vi kan arbejde mere agilt, hurtigere og på tværs af såvel fagligheder som opgaver og teams. Flere organisationer reducerer derfor antallet af mellemledere og tildeler de faglige ledere eller teamkoordinatorer et langt større ansvar for opgaveløsning, prioritering og daglig drift af teams.

Ligesom den formelle leder har du som faglig leder også en ledelsesfunktion, men forskellen er, at du som faglig leder eller koordinator for et team ikke har nogen formel ledelsesret over dine kolleger. Din primære ledelsesopgave består i at lede teamet, så opgaverne bliver løst på bedst mulig vis vha. medarbejdernes faglige kunnen og præstationer. Du skal sætte rammer og retning for opgaverne i teamet, og du skal hjælpe med at prioritere, når det er nødvendigt. Samtidig har du en vigtig opgave i at få skabt et så højt engagement og motivation, at medarbejderne i teamet tage ejerskab og lykkes med opgaverne baseret på en yderst faglig professionalisme og samarbejde.

Mennesker er forskellige og skal derfor også ledes forskelligt. Du skal have øje for den enkeltes faglighed, meninger og følelser, mens du samtidig skal formå at skabe en god dynamik og fællesskab i teamet.

Hvis du arbejder som faglig leder eller teamkoordinator og har brug for at arbejde med at skabe udvikling og fællesskab omkring opgaveløsningen, kan procesledelse klæde dig på til arbejdet. Træning i fx dialog, motiverende samtaler, feedback og mødefacilitering er vigtig for at bedrive god og sund faglig ledelse.

Facilitator (workshops og arbejdsseminarer)

Procesledelse defineres så bredt, at det også omfatter mødefacilitering og andre former for mødeledelse.

Du kan fx have stor gavn af procesledelseskompetencer, hvis du skal afholde workshops, arbejdsseminarer, innovationscamps eller lignende, hvor nye og spændende ideer skal bringes i spil. Måske skal du facilitere et arbejdsseminar for et lederteam, der sammen skal udtænke en ny strategi, eller du står i spidsen for en workshop, hvor en gruppe medarbejdere skal idegenerere på nye innovative løsninger og produkter.

Vigtigste element i sådanne workshops er ikke dig som mødeleder. Det afgørende og bærende element er deltagerne – det er dem, der hver især skal bidrage med ideerne og sammen komme frem til de fælles løsninger, der kan bringes med videre, når I forlader rummet.

For at få det bedste output, er det vigtigt, at alle deltagere tager ansvar og ejerskab for den proces, som de er en del af. En måde, hvorpå du får deltagerne til at byde mest muligt ind, er ved at skabe et dialogisk rum, der giver plads til alle deltagerne - med god tid til og mulighed for at de kan ytre meninger, holdninger og ideer. Målet er at få bragt så mange forskellige perspektiver i spil som overhovedet muligt.

En for hård mødestyring vil kunne dræbe de kreative tanker og afføde lavt engagement og tilbageholdenhed hos deltagerne. Procesledelse i form af facilitering vil derimod med sit særlige fokus på involvering og dialog åbne op for, at alle tør bidrage og føler sig set, hørt og involveret i processen.

Deltagerne i en workshop forholder sig som oftest til et fælles emne ved at byde ind og tænke med på andres input. Dialog er derfor oplagt i forhold til samtaleprocesser, hvor du ønsker at være innovativ og skabe nyt. Og dialog er ikke en selvfølge, bare fordi du sætter folk sammen og kalder dit møde for en workshop. Det er måden, du faciliterer på, der er afgørende for om dialogen og samtalerne opstår, og deltagerne dermed finder processen givtig. Deltagerne skulle nemlig også gerne gå fra dagen og tænke ”hold op, det var en fed oplevelse!”

Men højtflyvende kreative tanker er ikke i sig selv en garanti for udvikling. Din opgave som proceskonsulent er derfor også at give et (faciliterende) skub i en eller anden konkret retning, så samtalerne også blive konkrete og resultatorienterede.

At lade chefen være mødestyrer til en workshop er ofte ikke den bedste løsning, da nogle medarbejdere så er nervøse for at sige ”det forkerte” og derfor lægger bånd på sig selv. Derfor kan det nogle gange være hensigtsmæssigt at ”låne” en dygtig facilitator udefra til at køre sin workshop.

VIA University College tilbyder fx konsulentbistand og værktøjer i forbindelse med at designe og gennemføre udviklingsprocesser. Læs mere om konsulentbistand til facilitering her.

Underviser

Er du underviser i forbindelse med fx udviklings- og kompetenceforløb, er procesledelse et effektivt redskab til at skabe mere reflekterende, involverende og engagerende læreprocesser, der gør deltagerne motiverede for egen læring og udvikling.

Procesledelse er nemlig andet end ”tankpasserpædagogik”, hvor vi mennesker opfattes som tomme kar, som underviserne kan hælde viden og informationer ind i hovedet på. Læring og udvikling opstår først, når vi selv er motiverede og tager ansvar for egen læring; lige netop her har procesledelse sin helt særlige styrke som undervisningsform.