Hvad er et målhierarki?
Hele idéen med at lave et målhierarki er at få et godt overblik, som alle i projektgruppen har nikket til. Det er derfor en pointe, at I udarbejder hierarkiet på et projektgruppemøde, hvor alle deltager.
Målhierarkiet er med til at bygge bro mellem, hvad I skal lave, og hvorfor I skal lave det – et arbejde og et overblik, der kan være afgørende for motivationen hos projektdeltagerne videre frem i projektets løbetid.
Samtidig er målhierarkiet et godt redskab til at få vigtige interessenter og beslutningstagere til at drøfte, hvad projektet præcist skal bidrage til, og hvad det vil kræve af organisationen, omgivelserne og medarbejderne både under og efter projektets afslutning. Og når først det er på plads, giver det et gedigent fundament for jeres videre arbejde.
Stil fem spørgsmål, inden du laver målhierarkiet
Inden du går i gang med dit målhierarki, skal du stille fem spørgsmål:
- Hvad er udfordringen projektet skal løse, eller værdien det skal skabe?
- Hvorfor er projektet iværksat?
- Hvad er de kortsigtede og langsigtede målsætninger?
- Hvad er fastlagt på forhånd?
- Hvilke forventninger er der til løsningen?
- Formelt/uformelt
- Krav til løsningen/produktet
- Tidsmæssige rammer
- Økonomiske rammer
Målformulering
Formål og delformål
Formålet handler om at få defineret selve meningen med dit projekt. Hvad er visionen? Hvad er den ønskede effekt/udbytte med projektet? Måske skal dit projekt løse en udfordring eller skabe en særlig værdi/gevinst for organisationen.
Det handler med andre ord om at afdække projektets hvorfor. Det kunne fx være at skabe mere sundhed for pengene i kommunen eller at forbedre konkurrenceevnen i virksomheden.
Til at understøtte hovedformålet defineres en række delformål. Delformål er karakteriseret ved at beskrive en forandring eller ændring af noget eksisterende. Det kan fx være, at I skal arbejde med at øge kvaliteten, optimere ressourceudnyttelsen, effektivisere arbejdsgange eller reducere spild for at opfylde hovedformålet. Hvordan I finder frem til og definerer delformålene, kan du læse mere om i afsnittet: Sådan du laver et målhierarki.
Leverancer
Leverancerne handler om at definere, hvad det helt konkret er, projektet skal levere for at realisere formålet. Hvad skal I til slut stå med i hånden – altså hvilke produkter eller ydelser skal projektet munde ud i?
Hvis formålet nu fx var en bedre konkurrenceevne, kunne konkrete leverancer være, at et nyt it-system var implementeret, eller at der var etableret nye processer til forbedringer af arbejdsgange.
Succeskriterier
Succeskriterierne bruger du til at skærpe projektets delformål og leverancer. Det handler om at sætte målbare og konkrete succeskriterier op, så I kan se, hvor langt I er fra de målsætninger, I har sat jer. Hvis leverancen fx var et nyt it-system, kunne succeskriteriet være, at 80 % af brugerne inden 1. juni anvendte systemet dagligt.
Sådan laver du dit målhierarki
Når du opbygger dit målhierarki, kan du tage udgangspunkt i formålet, men det er ikke et krav, at du skal starte her. Teknikken er ligetil. Når du har placeret hovedformålet, bevæger du dig nedad i hierarkiet ved at spørge ”hvordan” – og tilsvarende op i hierarkiet igen ved at spørge ”hvorfor”. Se dette illustreret i figur 1.
Det er vigtigt, at du gennemfører denne op- og nedstigning flere gange for at kortlægge og præcisere alle de delformål, der måtte være. På den måde sikrer du, at dit hierarki bliver så detaljeret og fyldestgørende som muligt.
Du vil opleve, at der sagtens kan være flere niveauer af delformål, før det ender i en leverance. Der kan også være flere niveauer af leverancer.
Adskil projektets formål og leverancer ved at trække en streg, der markerer projektets afslutning. Alt, hvad der ligger under stregen, er leverancerne. Formål og delformål ligger over stregen.
Hvis du skal lede et forandringsprojekt, kan det også være en fordel at udbygge dit målhierarki med adfærdsmæssige mål. I forandringsprojekter er ændringer i adfærd nemlig ofte de helt synlige dokumentationer for, at der faktisk sker en forandring. Samtidig er det ofte dem, der tager længst tid, så de er værd at få tænkt ind i dit projekt fra start.
Figur 1: Det klassiske målhierarki med formål, delformål og leverancer
Visualiseringen af det endelige målhierarki gør det nemt for alle i og omkring dit projekt hurtigt at afkode, hvor I er nu, hvor I vil hen, og hvordan I vil arbejde med at nå derhen. Målhierarkiet er altså et effektivt redskab – både til at kommunikere ud fra og til at styre efter. I nedenstående kan du se et eksempel på et udarbejdet målhierarki.
Figur 2: Eksempel på udarbejdet målhierarki
Test dit målhierarki
Når dit målhierarki er færdigt, kan du tjekke, om det er selvforklarende. Det betyder, at alle skal kunne se, hvad det går ud på, og hvor I vil hen. Der skal være en logik hele vejen.
For at teste, om dit målhierarki lever op til det, kan du spørge et par udenforstående kolleger. Er det klart for dem, hvad formålet er? Hvad delformål og leverancer består i, og hvilke succeskriterier, der sigtes efter? Og er der den efterspurgte sammenhæng?
Denne artikel har trukket på kilder fra:
- Andersen, Henrik Schelde og Katrine Raa Søndergaard: Systemisk projektledelse, Samfundslitteratur, 2012.
- Attrup, Mette Lindegaard, Niels Ahrengot og John Ryding Olsson: Power i projekter og portefølje, Djøf Forlag, 2019.
.jpg)
.jpg)
.jpg)
