Når ledelse føles som ren brandslukning
Tillykke! Du har taget springet og er nu leder – eller måske overvejer du at blive det. Det er en spændende rejse, men også en udfordrende en af slagsen.
Som specialist var du vant til at styre din egen tid og dine egne opgaver. Nu skal du ikke kun håndtere din egen arbejdsdag, men også sørge for, at dine medarbejdere lykkes med deres, trives og leverer. Og det kan føles som at blive kastet ud i en storm, hvor opgaverne vælter ind fra alle sider.
Måske kender du allerede følelsen: Du møder ind med en plan for dagen, men før du får set dig om, er den opslugt af uforudsete problemer, ad hoc-opgaver og brandslukning. Tiden styrer dig – i stedet for omvendt. De færreste går på arbejde med en intention om at være uproduktive. Alligevel kan en ellers velplanlagt dag hurtigt løbe af sporet, når presserende opgaver, uforudsete hastesager og bunker af nye opgaver konstant kræver din opmærksomhed. Jo længere dagen skrider frem, desto sværere bliver det at holde fokus og bevare overblikket. Måske oplever du, at deadlines glider dig af hænde, eller at langsigtede projekter gang på gang bliver skubbet til side.
Hvordan skaber du overblik? Hvordan sikrer du, at du prioriterer det rigtige og ikke drukner i afbrydelser? Svaret ligger i at få skabt dig et overblik over dine opgaver, prioritere og at få styr på din kalender, før den styrer dig!
Her er det en god idé at finde et konkret værktøj, der kan hjælpe dig med at skelne mellem, hvad der haster – og hvad der virkelig betyder noget.
Dit værktøj til at prioritere klogt
Den tidligere amerikanske præsident Dwight D. Eisenhower er kendt for at have sagt: "What is important is seldom urgent, and what is urgent is seldom important."
Eisenhower var kendt for sin imponerende evne til at få ting gjort. Så meget, at hans metoder til målsætning og tidsstyring har været genstand for grundige studier af mange – heriblandt forfatteren Stephen Covey. I sin bestseller "The 7 Habits of Highly Effective People" (på dansk "7 gode vaner") omsatte Covey Eisenhowers tanker til et praktisk og let anvendeligt værktøj til at prioritere opgaver – det, vi i dag kender som Eisenhower Matrix eller Eisenhower-modellen.
Eisenhower Matrix er en enkel, men effektiv model, der hjælper dig med at skelne mellem, hvad der haster, og hvad der virkelig betyder noget.
Ved at placere dine opgaver i én ud af fire kvadranter kan du hurtigt identificere, hvad der kræver din opmærksomhed, hvad der kan planlægges, uddelegeres eller måske helt fjernes fra din liste.
Klar til at få styr på din tid? Lad os dykke ned i modellen!
Kilde: Covey, S. R. (1989). The 7 habits of highly effective people: Powerful lessons in personal change. Simon & Schuster.
Første kvadrant: Vigtigt og haster (gør det nu)
Kritiske opgaver, der kræver øjeblikkelig handling. Fx en vigtig kundeklage eller en presserende deadline.
Anden kvadrant: Vigtigt men haster ikke (planlæg det)
Strategiske opgaver, der skal løses, men som ikke brænder på. Fx udvikling af en ny proces eller kompetenceudvikling.
Tredje kvadrant: Ikke vigtigt, men haster (delegér det)
Opgaver, der kan løses af andre, men som ofte lander på dit bord. Fx rutinemæssige møder eller administrative forespørgsler.
Fjerde kvadrant: Hverken vigtigt eller haster (drop det)
Tidsslugere, der hverken gavner dig eller organisationen. Fx unødvendige e-mails eller overscroll på sociale medier.
Få overblikket – og undgå faldgruberne
Når du placerer dine opgaver i Eisenhower Matrixen, får du et klart visuelt overblik, der hjælper dig med at fokusere på det, der skaber mest værdi.
Men vær også opmærksom på faldgruberne: Det kan være fristende at bruge for lang tid på at sortere opgaver i stedet for at handle, eller at overse de vigtige, langsigtede opgaver, fordi de ikke presser sig på her og nu. Husk også, at opgaver kan ændre karakter over tid – det, der ikke haster i dag, kan blive akut i morgen. Derfor er det vigtigt at justere din prioritering løbende.
Sådan bruger du Eisenhower-modellen
Måske sidder du nu og tænker: "Det lyder jo alt sammen meget godt, men hvordan får jeg så lige inkorporeret det i min i forvejen pressede hverdag?”. Det er faktisk ikke så svært - især ikke hvis du prøver noget af i små steps. Du vil hurtigt opleve, at få bedre overblik og styr på din tid. Start fx med nedenstående eksperiment.
Eksperimentet
- Kortlæg dine opgaver i en uge
Begynd hver morgen med at skrive dagens opgaver ned og placér dem i de fire kvadranter. Det giver dig et klart billede af, hvad der virkelig kræver din opmærksomhed – og hvad der kan vente. - Planlæg din tid i intervaller
Del din arbejdsdag op i fx 30-minutters blokke, og afsæt tid til de vigtige, men ikke-hastende opgaver. På den måde undgår du, at de langsigtede mål bliver overset i jagten på det akutte. - Delegér konsekvent
Identificér de opgaver, der kan løses af andre, og giv dem videre til de rette medarbejdere. Det skaber mere frihed til at fokusere på det, der virkelig kræver din ledelse og dit fokus. - Evaluer og justér
Efter en uge, se tilbage og vurder: Er der opgaver, du kan eliminere eller omprioritere? Husk, det er nemt at lade hastende opgaver tage overhånd, men det er de langsigtede, strategiske opgaver, der virkelig driver resultaterne. Sørg for at revurdere dine prioriteringer regelmæssigt, så du ikke bliver fanget i brandslukning.
Når du gør dette, vil du hurtigt mærke, hvordan du bevæger dig fra at være i konstant alarmberedskab til at få en mere struktureret og fokuseret hverdag. Uforudsete udfordringer vil stadig opstå, men du vil have et konkret værktøj til at vurdere dem og håndtere dem på rette tidspunkt – og dét er en væsentlig del af god tidsstyring og effektiv ledelse.
Kilder
Yussuf, E. (2020). Mastering productivity: How to use the Eisenhower Matrix for prioritizing tasks. Independently Published.
Covey, S. R. (2020). 7 gode vaner: Personlig og professionel effektivitet (12. udg.). Gyldendal Business.
.jpg)
