Motivation handler om at øge effektiviteten hos projektdeltagerne ved at styrke både resultat-fokus og trivsel. Det som en medarbejder trives godt med at lave, arbejder han/hun mere motiveret med, og det, der motiverer personen, er med til at tilvejebringe effektivt samarbejde i projektet, fremdrift og bedre resultater.
Der er nogle helt overordnede ting, du skal sørge for at have styr på, når du skal skabe følgeskab og motivation - nemlig rammebetingelserne, relationerne og kommunikationen.
Arbejd aktivt med at klarlægge, hvilke rammer du skal du sætte, hvordan du vil kommunikere, og hvilke relationer du skal styrke. Her får du fire råd til, hvordan du kan skabe følgeskab og motivation.
1. Tydeliggør mål og rammebetingelser
Virkeligheden er ikke sort eller hvid – den har mange gråtoner. Den virkelighedsopfattelse, du har som projektleder, er ikke nødvendigvis den samme som projektdeltagernes. Derfor skal du tydeliggøre rammebetingelserne og styrke relationerne i projektgruppen, så I sammen skaber ”det fælles tredje”.
Sørg for at kridte banen op for dine projektdeltagere. Det er vigtigt, at de ved, hvilke rammer de arbejder indenfor, fx i relation til organisatoriske betingelser, prioriteringer og ressourcer. Samtidig skal de vide, i hvilken retning I skal gå. Hvor skal I hen, og hvad skal I opnå sammen? Hvilken strategi følger I? Hvilket mål og hvilken overordnet vision arbejder I hen imod?
Du skal samtidig sikre, at alle projektdeltagere er klar over, hvilket råderum de har at gøre godt med. Hvordan synes I som projektgruppe, bolden skal spilles, inden for de rammer I har indflydelse på i projektet? Dermed får dine projektdeltagere mulighed for at udfolde egne ambitioner, idéer og målsætninger, hvilket styrker motivationen hos den enkelte medarbejder.
For at medarbejderne føler sig motiverede og kan lykkes sammen, skal du ud over de lidt firkantede og lineære rammebetingelser også arbejde med at styrke de mere cirkulære processer - relationerne. Hvordan kan teamet bedst muligt samarbejde? Hvordan er der brug for, at I kommunikerer sammen? Og hvilke roller skal sikres?
Figur 1. 4R-modellen: Ved at tydeliggøre rammebetingelserne for projektet, kan projektlederen motivere deltagernes engagement og interesse for at styrke mål og resultater af projektet.
2. Vis anerkendelse i din kommunikation og lederstil
Der er ikke noget, der eksisterer, før det er kommunikeret. Så ønsker du følgeskab, så nytter det ikke noget, at du blot gør dig tanker som fx ”gid, de gad gide”, ”hvor ville jeg dog gerne…”, ”tænk, hvis…”. Dine projektdeltagere er ikke tankelæsere, så vær tydelig i din kommunikation og lederstil.
Når du taler med dine medarbejdere, kan du - populært sagt - fokusere på, at ”flasken er halvfuld eller halvtom”. Sagt med andre ord: Du kan vælge at lægge vægt på det, medarbejderen er lykkedes med i projektet, og dermed vise anerkendelse i din kommunikation.
Vil du motivere projektdeltagerne, så afliv mangelsproget og de spørgsmål, der skaber problemfokuseret kommunikation, og øv dig i stedet i at tage spørgsmål i brug, som anerkender dine projektdeltageres indsats og skaber ressourcebaseret, anerkendende kommunikation. Det dine projektdeltagere gør godt, skal de have anerkendelse for.
En gentagen problemfokuseret kommunikation virker demotiverende, hvorimod en anerkendende kommunikation er med til at udfordre, udvikle og motivere medarbejderne.
Figur 2. Mangelsprog og ressourcesprog: Mangelsprog og ressourcesprog repræsenterer to forskellige måder at italesætte problemer på: Ved at fokusere på det, der ikke lykkedes, og som dermed skabte problemer - eller ved at fokusere på det, der (trods alt) lykkedes og dermed skabte løsninger på problemerne.
3. Uddelegér opgaver og vis tillid
Hvordan udnytter du dine projektdeltageres ressourcer bedst muligt? Det gør du ved at frisætte medarbejderne til at tage ansvar og selvstændige beslutninger.
Øv dig derfor i at uddelegere ansvaret - ikke blot opgaven - men også ansvaret for opgaven. Medarbejderen skal tydeligt kunne mærke, at han/hun får ejerskabet. Samtidig skal du vise tillid til, at medarbejderen kan løse opgaven. Gør du ikke det, kommer du som projektleder selv til at løbe med det hele, mens medarbejderne i projektgruppen sidder tilbage demotiverede og ineffektive.
Viser du den nødvendige tillid og uddelegerer ansvaret, signalerer du, at du har høje forventninger til, at den enkelte medarbejder vil lykkes med opgaven. Høje forventninger har det med at skabe høje resultater, mens lave forventninger helt sikkert skaber lave resultater! Så skru ned for kontrollen og op for tilliden. Det betyder også, at du fx må acceptere, at opgaven måske bliver løst på en lidt anden måde, end hvis du selv skulle have løst den.
Det kan for nogle projektledere være lidt angstprovokerende at slippe kontrollen, men det er en risiko, du bliver nødt til at løbe, hvis du vil skabe motivation og følgeskab. Ved at frigøre noget af den direkte kontrol på opgaven, vil du nemlig få projektdeltagere, der har kontrol over egne opgaver og portefølje. Og de vil nu arbejde med opgaverne på en meget mere selvstændig og ansvarlig måde.
4. Følg op på projektets resultater og giv feedback
Brug principperne fra den anerkendende kommunikation til at skabe engagement og interesse for forbedringer og kvalitetsfokus i din feedback. Fokusér på det, der i overvejende grad er lykkedes under projektet og inddrag erfaringer og synspunkter hele vejen rundt.
Læg altid ud med at se på, hvad der er gået godt i projektet, hvorefter I kan diskutere det, der gik mindre godt. Og vend så herefter igen tilbage til det, der gik godt og forsøg at gøre det endnu større ved fx at tale om: ”Hvis nu de her tre ting gik godt, hvordan kunne vi så få flere ting til at gå ligeså godt” eller ”hvis nu de her tre ting gik godt, er der så nogle erfaringer herfra, som vi kan tage med over i de ting, der gik mindre godt, og på den måde gøre det bedre”.
Den anerkendende feedback er et af de stærkeste redskaber til at sikre kontinuerlig udvikling og til at skabe følgeskab for dit projektlederskab.
Vil du vide mere?
Mange projektledere oplever udfordringer med at sikre nøglepersoners motivation og bidrag ind i projektet. Også manglende commitment fra projektejer og styregruppe, kan give den ellers erfarne projektleder rynker i panden. Derfor har vi hos VIA University College lavet en hel guide, der griber fat i nogle af de her kendte udfordringer. Vi ser på, hvordan udfordringerne opstår, og du får konkrete forslag til at håndtere dem i praksis. Du kan hente guiden her.
Du kan også få ny viden og styrkede kompetencer i at planlægge, lede og styre projekter i praksis på Diplomuddannelsen i projektledelse - læs om uddannelsen her.
.jpg)
.jpg)
.jpg)
