Sådan indarbejder du bæredygtige elementer i dine projekter

Udgivelse | 15. marts 2024

I fremtiden vil du uundgåeligt komme til at arbejde med bæredygtighed i dine projekter, uanset om du arbejder i det offentlige, hvor bæredygtige indsatser og beslutninger skal implementeres, eller du leder projekter i private virksomheder, hvor der er et stigende fokus på rapportering af bæredygtige tiltag.

OBS! Denne artikel er del 2 ud af en serie om bæredygtighed i projekter.

I del 1 ”Du skal lede dit projekt bæredygtigt – men hvad betyder det?” satte vi særligt spot på definitionen af begrebet ’bæredygtighed i projekter'.

Del 2 - som du godt i gang med at læse nu - går tættere på opgaven ift., hvad du som projektleder skal være opmærksom på, og hvordan du så mere operationelt kan arbejde med bæredygtighed i dine projekter.

Begge artikler er udarbejdet på baggrund af et omfattende litteraturstudie.

Hvad skal du som projektleder være opmærksom på?

Vi har samlet vores anbefalinger og handlemuligheder i form af nogle tjeklister under fire kategorier:

• Organisationens og styregruppens politikker og principper for bæredygtighed
• Bæredygtighed i projektledelsen
• Bæredygtighed i projektet
• Bæredygtighed af projektet

Dette skulle gerne gøre det nemmere for dig at identificere inden for hvilke områder, du særligt kan sætte ind.

1. Organisationens og styregruppens politikker og principper for bæredygtighed

Hvis mandatet fra organisationen er at arbejde strategisk med bæredygtighed i projekter. Eller hvis du eller din styregruppe/sponsor selv ønsker at være foregangsperson(er) for bæredygtige projekter. Så er det en god idé at undersøge beslutningsgrundlaget, strategierne og mandatet.

Hvis din organisation har et projektkontor (PMO), er det naturligt, at opgaven med at integrere bæredygtighed i projektet tilfalder dem. Du/projektkontoret kan overveje at udarbejde en specifik bæredygtighedsplan, hvor der bliver beskrevet, hvordan I vil sikre bæredygtigheden i og efter projektet.

Og at inddrage både interne og eksterne interessenter i udarbejdelsen af bæredygtighedsplanen kan have flere fordele, heriblandt:

• Bæredygtighed bliver tænkt ind i både projektets og produktets levetid
• I afstemmer forventninger til bæredygtighedsindsatsen
• Alle bidrager med konkret viden og ideer
• I får et fælles sprog og rammesætning af udfordringen, når I taler om bæredygtighed

Uanset om et projektkontor (PMO) er inde over eller ej, opfordrer vi dig til at lave en grundig plan.

Det kan du komme godt i gang med ved at bruge nedenstående tjekliste. Den vil guide dig i at undersøge og beslutte, hvordan du bedst kan omsætte organisationens og styregruppens politikker samt princippHent er for bæredygtighed.

TJEKLISTE

Organisationens og styregruppens politikker og principper for bæredygtighed

Hvad er bæredygtighedsmandatet?

• Med hvilken motivation skal der arbejdes med bæredygtighed i projektet?
• Hvad er organisationens/projektets egen definition af bæredygtig projektledelse?
• Hvem er projektejer?
• Hvilke andre beslutningstagere skal inddrages og hvornår?
• Hvilken frekvens er der for møder med projektejer og styregruppe?

Bæredygtighedsplan

• Hvilke projektfaser og aktiviteter indgår i projektets bæredygtighedsplan og hvordan?
• Hvem ejer og vedligeholder planen?
• Hvornår og hvordan skal planen bruges?

Beslutninger

• Hvordan prioriteres bæredygtighed i forhold til indhold, kvalitet, pris og budget?
• Hvordan dokumenteres beslutninger, der har bæredygtighedskonsekvenser for projektet eller resultatet/produktet?
• Hvordan tages beslutninger ud fra transparente og etiske principper, og er disse principper dokumenteret og afstemt med organisationen?

Hvordan indarbejdes bæredygtighed i det strategiske blik på projektet?

• SWOT analyse
• Projektselektionskriterier
• Definition af projektets succeskriterier
• RACI matrix

Hvad er organisationens bæredygtighedsstrategi og udvælgelseskriterier for leverandører, materialer og samarbejdspartnere?

• Etiske og lovgivningsmæssige retningslinjer, menneskerettigheder
• Energiforbrug, transport, affaldshåndtering, genbrug mv.
• Arbejdsmiljø, anti-diskrimination, anti-korruption mv.
• Organisatorisk, projektmæssig og individuel evaluering, læring og udvikling i projektet og hos projektets kunder/aftagere/interessenter

Hvordan arbejdes der bæredygtigt i projektteamet på lokationerne (inkl. lokationer uden for Danmark, som kan være underlagt andre regler)?

• Lokal lovgivning og regler, der er anderledes end i Danmark
• Traditioner og andre kulturelle aspekter, der har konsekvenser for bæredygtighed i eller af projektet

2. Bæredygtighed i projektledelsen

Bæredygtighed i projektledelse afspejler beslutninger, holdninger og værdier hos projektlederen.

Der er blevet forsket en hel del i, hvilke principper og kvaliteter man kan integrere i sit liv og praksis for at støtte en bæredygtig udvikling.

Center for Væredygtighed har fx udgivet ni mål, der vejleder i, hvordan du kan integrere indre værdier om bæredygtighed i din måde at tænke og handle på.

Relateret til projektledelse, handler indre bæredygtighed fx om at styrke samarbejde og relationerne i projektteamet med henblik på at drive bæredygtige forandringer.

Det kan måske virke en anelse letkøbt at reducere bæredygtighed til et mindset. For hvordan måler man egentlig personlige værdier og holdninger i forhold til de tre bundlinjer (miljø, økonomi, social) inden for bæredygtig udvikling? Men forskning viser faktisk, at projektlederens egen tilgang til og holdning til bæredygtighed har en positiv effekt på de beslutninger, der træffes i projekter.

Så hermed en lille opfordring: Tag et kig på dit eget værdigrundlag med bæredygtighedsbrillerne på!

At du har et indgående kendskab til egne værdier, identitet og drive, vil nemlig kunne hjælpe dig til at handle og kommunikere langt mere troværdigt som bannerfører for bæredygtige mål, metoder og processer. Og hvis du selv har bæredygtighed som værdi og indre motivation, er chancen for dialog om emnet i projektet og blandt dets interessenter høj, hvilket i sig selv kan medvirke til positive forandringer.

Hvis du kan nikke genkendende til denne pointe, er det måske allerede dig, som driver bæredygtighedsdagsordenen i dit projekt eller din organisation.

Så hvordan agerer du egentlig selv ift. bæredygtighed i projektledelsen? Det kan du blive klogere på ved at bruge nedenstående tjekliste.

Den skulle gerne få dig til at reflektere over egne værdier og erfaringer med projektledelse for at undersøge, om du kan styrke dine bæredygtighedskompetencer eller foretage ændringer i din praksis, som kan medvirke til en mere bæredygtig projektledelse.

TJEKLISTE

Bæredygtighed i projektledelsen

Kommunikation

• Hvordan taler og skriver du om bæredygtighed? Hvilke ord og begreber anvender du?
• Kommunikerer du om bæredygtighed både i projektet og med hensyn til resultatet/produktet?
• Hvor ofte taler du om bæredygtighed og med hvilke interessenter?
• Er bæredygtighed en naturlig del af din rapportering?

Beslutningstagen

• Hvordan indgår hensyn til de tre bundlinjer (miljø, økonomi og social) i dine beslutninger - små som store?
• Hvordan påvirker du beslutninger med bæredygtighedselementer eller konsekvenser i din organisation?
• Er du åben om uenighed i organisatoriske beslutninger, der taler imod bæredygtighedsfremmende resultater?

Forandringsledelse

• Leger du bæredygtighedspoliti, eller opsætter du muligheder?
• Hvor tydelig er bæredygtighedsmandatet? Er det konkret nok?
• Hvordan følger du op på input og ideer vedr. bæredygtighed? Tager du ansvar?

Samskabelse, samarbejde og procesfacilitering med inddragelse af projektets interessenter

• Hvordan inddrager du dit projektteam i forhold til implementering af bæredygtighedstiltag?
• Hvordan faciliterer du nysgerrig dialog på tværs af interessenter?

Reflektion og læring

• Er der overensstemmelse med dine egne værdier og handlinger og projektets?
• Er der psykologisk tryghed i dit team, der gør, at man tør fejle, lytter og lærer sammen?
• Hvordan samler du personligt op på læring og erfaringer om bæredygtighed i og af dit projekt, så I gør det bedre næste gang?

3. Bæredygtighed i projektet

Bæredygtighed i projektet handler om projektmodellen, der har til formål at skabe en fælles ramme og et fælles begrebsapparat om projektarbejdet.

Udover at give en generel beskrivelse af projektets processer eller faser, milepæle samt projektledelsesgrundlag, vil projektmodellen typisk omfatte:

• Detaljerede beskrivelser af processer, aktiviteter, metoder og værktøjer
• Skabeloner og standarder for kvalitet, rapportering osv.

Det kan være ret omfattende at integrere bæredygtighedsprincipper og metoder i alle dele af projektmodellen og samtidig huske at inkludere projektets resultater/produkt i en bæredygtighedsplan.

Fx omfatter GPM P5 Standard hele 49 indsatsområder med konkrete projektledelsestiltag på tværs af både projektets og det resulterende produkts livscyklus, som alle måles og relateres til FN's 17 Verdensmål.

Men brug de nedenstående tjeklister her som inspiration og husk på, at din organisation og projektledelsespraksis kan have andre processer, metoder og værktøjer, som skal tilføjes. Det er derfor altid en god idé, at du udarbejder dine egne tjeklister!

TJEKLISTE

Bæredygtighed i projektet: Detaljerede beskrivelser af processer, aktiviteter, metoder og værktøjer

Hvilke arbejdsmetoder fremmer bedst bæredygtig projektledelse og projektarbejdet?

• Agile metoder
• Samskabelse
• Teamsamarbejde
• Procesfacilitering

Målhierarki og aktiviteter

• Hvad er projektets bæredygtighedsmål?
• Hvilke midler og indsatser skal understøtte bæredygtighedsmålene?
• Hvilke aktiviteter sættes i værk på baggrund af indsatserne?

Interessentanalyse

• Hvem påvirker bæredygtigheden i projekt og produkt?
• Hvordan kan interessenterne inddrages i projektet, og hvordan kan de påvirkes/uddannes?

Kommunikationsplan

• Bæredygtighedsrapportering: Hvad skal kommunikeres, til hvem og hvornår?

Risikovurdering

• Hvilke risici til bæredygtigheden forekommer der inden for hver af de tre bundlinjer (miljø, økonomisk og social)?
• Hvordan skal de udpegede risici styres og minimeres? Hvem ejer dem? Og med hvilken frekvens skal der rapporteres?
• Hvilke værktøjer kan hjælpe med at overvåge risici relateret til bæredygtighed?

Livscyklusanalyse

• Hvilke miljømæssige påvirkninger har projektet og produktet i hele levetiden?

Kravspecifikation

• Hvilken rolle spiller bæredygtighed i kravspecifikationen?
• Lever kravspecifikationen op til projektorganisationens egen bæredygtighedsstrategi og mål?
• Lever kravspecifikationen op til kundens bæredygtighedsstrategi og mål?

Estimering

• Indgår relevante bæredygtighedsparametre i estimeringsprocessen?
• Hvordan påvirker krav om bæredygtighed i processer og produkt estimering af aktiviteter?

Leverandører og materialer

• Hvilke bæredygtighedskrav skal projektet stille til leverandører?
• Hvilke bæredygtighedskrav skal projektet stille til anvendte materialer i projekt og produkt?

Kvalitetssikring

• Hvordan testes bæredygtighedsmålene?

TJEKLISTE

Bæredygtighed i projektet: Skabeloner og standarder for kvalitet, rapportering osv.

• Hvilke kvalitetsstandarder for bæredygtighed i projekter skal overholdes? (ISO26000, GPM5, UNs SDGs, PMI PMBOK, Prince2, IPMA)
• Kontraktformuleringer ift. krav til leverandører, anvendte produkter mv.
• Samarbejdsaftaler
• Interne og eksterne projekt reviews – opfølgningsskemaer
• IT-understøttelse af projektets bæredygtighedsdata og interface til andre IT-systemer
• Skabelon for bæredygtighedsplan

4. Bæredygtighed af projektet

En vurdering af bæredygtighed af projektet betyder, at du som projektleder skal tænke over, hvordan projektets resultater, både under og efter projektets levetid, bliver indarbejdet i organisationens bæredygtighedsvurderinger og i interne/eksterne rapporter.

Dette indebærer i praksis, at du skal inddrage interessenter, som kan vurdere projektets bæredygtighed, efter projektet er leveret.

Hvis du skal rapportere til virksomhedens ESG-regnskab eller på anden vis vil måle bæredygtigheden i og af projektet, kræver det måske fx, at du opstiller en række målbare parametre, som kan tilskrives hver af de tre bundlinjer (miljø, økonomi og social).

Der er flere artikler, der beskriver, hvilke data du med fordel kan indsamle for at styre projekter og danne beslutningsgrundlag for bæredygtig projektledelse. Typisk omfatter disse målinger en række KPI'er, der gør det muligt at rapportere status og fremgang i projektet.

Her har vi listet de tre indikatorer, der oftest bliver anvendt i den forbindelse:

• Indikatorer for social bæredygtighed
• Indikatorer for miljømæssig bæredygtighed
• Indikatorer for økonomisk bæredygtighed

Hvis projektet eksekveres på flere lokationer, kan det være relevant at lave målinger for hver lokation for at give mere nuancerede statistikker.

Husk at måle KPI'er både i projektets levetid og efter levering/afslutning, når det er relevant. Og da interessenter kan variere, bør du selv inkludere målbare indikatorer for projektets resultat/produkt.

TJEKLISTE

Bæredygtighed af projektet

Indikatorer for social bæredygtighed

• Sygefravær blandt projektdeltagere/projektleder
• Udskiftningsrate blandt projektdeltagere/projektleder
• Diversitet (procent af kvinder/minoriteter/aldersgrupper i projektteam/projektledelse)
• Kompensationsgennemsnit per medarbejdergruppe (alder/køn/minoritet)
• Timeforbrug på udvikling og læring blandt projektdeltagere/projektleder
• Total investering i udvikling i projektet
• Antal bæredygtighedsrelaterede certificerede projektdeltagere/projektledere
• Antal og procent leverandører/samarbejdspartnere med eksplicitte bæredygtighedsmål
• Antal og procent kunder med eksplicitte bæredygtighedsmål
• Antal og procent beslutninger i og om projektet, baseret på bæredygtighedsmål
• Antal og procent beslutninger om produktet, baseret på bæredygtighedsmål
• Antal og procent projektkrav omhandlende bæredygtighed inden for de tre bundlinjer (miljø, økonomi og social)
• Antal og procent produktkrav omhandlende bæredygtighed inden for de tre bundlinjer (miljø, økonomi og social)
• Kundetilfredshed
• Antal timer doneret af projektdeltagere/projektleder til velgørende formål
• Antal arbejdsmiljøsager i projektteamet
• Antal og procent af hjemmearbejdsdage

Indikatorer for miljømæssig bæredygtighed

• CO2 udledning ifm. rejser og kørsel
• Energiforbrug
• Papir- og kontormaterialeforbrug
• Produceret affald
• Procent genbrugsmaterieler og procent ny-producerede materialer i produktet
• Livscyklusscore (udregnes på baggrund af livscyklus/impact analyser, inkl. produktets forventede levetid og materialegenbrugsprocent)

Indikatorer for økonomisk bæredygtighed

• Projektomkostninger direkte relaterbare til bæredygtighed (nye materialer, genbrugsmaterialer, administration, personale, rejser mv.)
• Earned Value med og uden bæredygtighedsfaktorer indregnet
• ROI (Return on Investment)
• Produktivitet
• Projektsucces – procent af bæredygtighedsmål opfyldt
• Antal fejl per leverance
• Fejlrettelsesomkostninger
• Total økonomisk effekt for egen organisation og for relevante interessenter (inkl. kundens)

For at alle de her målinger skal give mening, er det vigtigt at indsamle og analysere data løbende samt sammenligne dem med organisationens overordnede data og målsætninger. 

Derudover skal projektets projektkontor og organisationen aktivt bruge bæredygtighedsstatistikker til at træffe beslutninger om:

• Hvilke projekter skal vi søsætte?
• Hvilke produkter skal vi udvikle i fremtiden?
• Hvilke forbedringstiltag skal vi igangsætte for at øge bæredygtigheden i og efter nuværende og kommende projekters levetid?
• Hvilke bæredygtighedsmål skal vi opfylde inden for en aftalt tidsramme?

Vær opmærksom på greenwashing

Greenwashing er den forklædte markedsføring, der prøver at male virksomheden grønnere, end den faktisk er. Det sker ofte gennem store ord om bæredygtige initiativer på hjemmesider og i nyhedsbreve, uden at effekten af bæredygtigheden dokumenteres troværdigt.

Det kan være svært lige at gennemskue greenwashing i den kontekst, dit projekt indgår i, men det er vigtigt, at du forsøger at undgå at blive en del af en greenwashing kultur.

Bæredygtighedsdagsordenen kan være lidt af en udfordring. Tidligere kunne du holde dit fokus på projekttrekanten, men nu skal du som projektleder have et langt bredere perspektiv og sikre, at både projektet, den interne sponsor og interessenterne handler bæredygtigt.

Som bæredygtig projektleder er det derfor vigtigt, at du kan tage ansvar og sige fra over for uetiske beslutninger og handlinger, der dækker over greenwashing - både i og uden for projektet.

Internt i teamet er det tilmed vigtigt, at både du og teamdeltagerne opfører sig bæredygtigt, så det ikke klinger hult, når man fx taler om, hvordan ens projekt bidrager til kundernes bæredygtighed.

Der skal med andre ord være overensstemmelse mellem holdninger, ord og handlinger.

Kilder

• Aghajani, M., Ruge, G., & Jugdev, K. (2023). An Integrative Review of Project Portfolio Management Literature: Thematic Findings on Sustainability Mindset, Assessment, and
  Integration. Project Management Journal, 1-22. https://doi.org/10.1177/87569728231172668
• Blak Bernat, G.; Qualharini, E.L., Castro, M.S., Barcaui, A.B., & Soares, R.R. (2023). Sustainability in Project Management and Project Success with Virtual Teams: A Quantitative Analysis Considering Stakeholder
  Engagement and Knowledge Management. Sustainability, 15, 9834. https://doi.org/10.3390/
  su15129834  
• Bochtler, S., Misopoulos, F., Chacha, I., Suja, S., & Mutungi. D. (2023). Extending corporate sustainability reporting indicators to projects’ sustainability.  CENTERIS – International Conference on Project Management 2023.
• de la Cruz López, M.P., Cartelle Barros, J.J., del Caño Gochi, A., Lara Coira, M. (2021). New Approach for Managing Sustainability in Projects. Sustainability, 13, 7037. https://doi.org/10.3390/su13137037
• Ferrarez, R. P. F., do Valle, C. G. B., Alvarenga, J. C., Dias, F. C., Vasco, D. A., Guedes, A. L. A., Chinelli, C. K., Haddad, A. N., & Soares, C. A. P. (2023). Key Practices for Incorporating Sustainability in Project Management from the Perspective of Brazilian Professionals. Sustainability, 15,
  8477. https://doi.org/10.3390/su15118477
• Gachie, W. (2019). Project sustainability management: Risks, problems and perspective. Problems and perspectives in management, 17(1), 313-325. https://doi.org/10.21511/ppm.17(1).2019.27
• Garcia, A. B. (2023). Enabling sustainable development through project management: Identifying obstacles, opportunities, and best practices. Jyväskylä: Jamk University of Applied Sciences. Masters thesis.
• Global Project Management (GPM, 2023). The GPM® P5™ Standard for Sustainability in Project Management. Version 3. https://greenprojectmanagement.org/gpm-standards/the-p5-standard-for-sustainability-in-project-management
• Ingildsen, P.  & Thorkilsen, M. (2023). Den bæredygtige projektleder. Molio.
• Kappel Petersen, E. (2023). Bæredygtighed - Sådan driver du bæredygtig ledelse. VIA EVU Viden.  https://viden.via.dk/evu/baeredygtighed-saadan-driver-du-baeredygtig-ledelse
• Keshavarzian, S., & Silvius, G. (2022). The perceived relationship between sustainability in project management and project success. The Journal of Modern Project Management, 9(3), 66-85 https://doi.org/10.19255/JMPM02805
• Kostalova, J. & McGrath, J. (2021). Sustainability in Project Management: Two Sides of the Same Coin or Poles Apart? Hradec Economic Days. https://doi.org/10.36689/uhk/hed/2021-01-041
• Madureira, R. C., Silva, C. S., Amorim, M., Ferreira Dias, M., Lins, B., & Mello, G. (2022). Think Twice to Achieve a Sustainable Project Management: From Ecological Sustainability towards the Sustainable Project Management Cube Model. Sustainability, 14(6), 3436. https://doi.org/10.3390/su14063436
• Magano, J.,  Silvius, G., e Silva, C. S., & Leite, A. (2021). The contribution of project management to a more sustainable society: Exploring the perception of project managers. Project Leadership and Society, 2, 100020. https://doi.org/10.1016/j.plas.2021.100020
• Priess-Heje, Gagalon-Shaw, Mannaz & RUC. (2023). Bliv skarpere på projektledelse i en foranderlig verden – Projektlederundersøgelsen 2023. https://www.mannaz.com/da/konsulentydelser/projektledelse/projektledelse-i-en-foranderlig-verden-download-projektlederundersogelsen-2023/
• Sabini, L., & Alderman, N. (2021). The Paradoxical Profession: Project Management and the Contradictory Nature of Sustainable Project Objectives. Project Management Journal, 52(4), 379-393. https://doi.org/10.1177/87569728211007660
• Sawadogo, D., Sané, S., & Kaboré, S. E. (2022). Sustainability management and the success of international development projects: The role of political and social skills. Journal of Business and Socio-economic Development, 2. https://doi.org/10.1108/JBSED-02-2022-0020
• Toljaga-Nikolic, D. & Obradović, V., & Todorovic, M. (2022). The role og sustainable project management in value co-creation. Proceedings of the 10th IPMA Research conference: Value co-creation in the project society (pp. 53-64). https://doi.org/10.56889/kxhb7653
• Vest Hansen, A, (2023). Forholder du dig til bæredygtighed i dine projekter? VIA EVU Viden. https://viden.via.dk/evu/forholder-du-dig-til-baeredygtighed-i-dine-projekter
• Wessberg, S. (2023). 7 tegn på god kommunikation i projekter. https://viden.via.dk/evu/7-tegn-paa-god-kommunikation-i-projekter
• Whyte, J., & Mottee, L. (2022). Projects as interventions. International Journal of Project Management, 40(8), 934-940. https://doi.org/10.1016/j.ijproman.2022.10.007
• Zakrzewska, M., Piwowar‐Sulej, K., Jarosz, S., Sagan, A., & Sołtysik, M. (2022). The linkage between Agile project management and sustainable development: A theoretical and empirical view. Sustainable Development, 30(5), 855-869. https://doi.org/10.1002/sd.2285