Artikel

Effektive procesværktøjer til at udøve procesledelse

Hvilke procesværktøjer, der er bedst at anvende, er helt afhængig af den proces, du skal lede og navigere i. Her får du en række relevante bud på øvelser, teknikker og metoder, der kan give dig inspiration til en succesfuld start og hjælp til at få lagt en god struktur for din procesledelse.

Effektive procesværktøjer til dig i proceslederrollen


Mangler du procesværktøjer til at lede forandringer, processer, projekter, møder eller lignende med mennesker involveret, kan du gøre bruge af en række forskellige procesøvelser og værktøjer. Det helt unikke ved procesledelse er dets særlige fokus på interaktionerne og de sociale processer. Procesværktøjerne beskrevet her er derfor centreret omkring dialog, facilitering, samskabelse og samarbejde.

Relateret artikel: Procesledelse: Hvorfor er det en af tidens vigtigste ledelseskompetencer?

Facilitatorhjulet – også kaldet proceshjulet

Som proceskonsulent arbejder du ofte med en gruppe af medarbejdere, du skal lede frem mod at givent mål via en god proces. Her er din fornemste opgave at forstå og påvirke deres dialog og adfærd, så deltagerne bidrager aktivt og hele tiden fokuserer deres energi på målet. Du skal facilitere en effektiv og værdiskabende proces, hvor du får frigjort potentialet hos både individ og gruppen.

Et hjælpsomt redskab til at understøtte procesfacilitering er facilitatorhjulet – også kaldet proceshjulet.

Inden du sætter gang i selve proceshjulet, skal du forinden sørge for at få lagt det helt rette udgangspunkt for processen. Start derfor altid med at skitsere et præcist og retningsgivende mål, formål og fokusspørgsmål - og design herefter din proces. Få samtidig - som en del af den indledende forberedelse - tænkt godt over hvilke muligheder og udfordringer, der kan opstå undervejs, i takt med at processen skrider frem.

Dit facilitatorhjul består af tre eger: JEG, VI og DET. Det er nu din opgave, at få skabt balance mellem din egen ledelse i rollen som procesfacilitator (JEG), håndtering af gruppens dynamik (VI) og teknikker og redskaber til at understøtte processen (DET). Alle tre dele skal du hele tiden sørge for at holde op imod konteksten og det konkrete mål.

Hvis du formår at skabe balance, vil hjulet blive bragt i spin, og du skaber herigennem grobund for effektiv facilitering og dermed procesledelse.

facilitator-hjuletFigur: Facilitatorhjulet

 

Læs meget mere om facilitatorhjulet og få uddybet de tre eger: JEG, VI og DET.

Eksternalisering

Mennesker har ofte brug for hjælp til at håndtere problemer og konflikter. Et par kendte eksempler på konflikter i organisationer er, når afdelinger begynder at kaste ’sten’ efter hinanden, samarbejdet går i hårdknude, eller medarbejdere og ledere ikke kan nå til enighed.

Hvis du arbejder med processer, der har karakter af konflikthåndtering og konfliktforebyggelse, er eksternalisering en yderst anvendelig metode.

Eksternalisering er en teknik, hvor du som proceskonsulent hjælper medarbejderen eller gruppen med selv at løse konflikten. Det handler om at observere problemerne udefra og finde mening eller løsninger hurtigt og effektivt.

Når du arbejder med eksternalisering, handler det om at få adskilt problemet fra den person eller den adfærd, som konflikten knytter sig til. Personerne skal så at sige stille sig over, uden for eller ved siden af problemet for herved at se sig selv og andre i nye perspektiver. Det handler om at skifte position ved at tale og tænke anderledes om problemerne, end man traditionelt ville have gjort.

Ved at få personerne til at være nysgerrige og tale fordomsfrit om problemerne uden at fastholde deres egne positioner, vil du kunne bane vej for, at konflikten opløses.

Grafisk facilitering til visualisering

Plancher, illustrationer og tegninger er et virkelig stærkt procesværktøj til at understøtte møder, undervisning, workshops og lignende med visualiseringer i form af tegninger, piktogrammer, billeder osv.

Alligevel tøver mange med at bruge metoden, fordi de ikke mener, de kan tegne. Men grafisk facilitering handler om alt andet end tekniske tegnekundskaber og det at ’tegne flot’. Derfor kan alle give sig i kast med det.

I dag er det næsten en umulighed at fastholde folks opmærksomhed med det tempo, mange mennesker kører i, og med alle de opgaver man flyver til og fra. Men hvis du bruger billeder og tegninger på slides, plancher, papirer som opbakning til det, du fortæller, så opleves det ofte som nyt og overraskende og er med til at fastholde interessen.

Det visuelle som procesværktøj er et stærkt supplement til sproget og samtalen, fordi du stimulerer flere dele af hjernen, hos dem du taler med. For mange ord kan gøre det alt for abstrakt. Tegninger og illustrationer gør det nemt at forstå og kan samtidig være med til at sikre, at I bliver på sporet og går i samme retning.

Brug for et eksempel? Så se Mette Ullersted vise, hvordan du kan tegne processer med grafisk facilitering.

Emotionel containing

Under en proces kan der dukke følelser og stemninger op, der virker forvirrende og eller ødelæggende for processen. Disse stemninger skal du som procesleder kunne rumme og arbejde med på en konstruktiv måde.

Følelser er allestedsnærværende i sociale menneskelige processer. Ser vi fx nærmere på en forandringsproces, er der ofte mange forskellige følelser og reaktioner på spil. I nogle tilfælde kan det være en generel frygt for de mange ændringer og usikkerheden, mens det andre gange handler om helt specifikke dele af processen.

Uanset hvad det drejer sig om, er du som proceskonsulent nødt til at være dygtig til at kunne aflæse følelser og håndtere egne og andres stærke følelser. Du skal have kompetencerne til at containe dem – som det kaldes inden for den psykodynamiske tradition. At containe betyder at rumme noget uden at stå af, uden at lade sig rive med og ved at holde en refleksiv distance. Du skal være emotionelt tilstede og menneskelig rummelig for at mærke de mange følelser i situationen - og så skal du tænke, før du taler.

Åbne-, ordne- og lukkeøvelser

En typisk proces forløber i et styret flow. Her kan du med fordel gøre brug af nogle åbne-, ordne- og lukkeøvelser, der kan understøtte processen i forskellige faser. Procesøvelserne er et yderst effektivt procesværktøj.

Åbneøvelser handler om at få åbnet succesfuldt op for dine processer. En god åbning vil kunne sikre, at I får en ordentligt start og færre bump på vejen. Af konkrete øvelser kan fx nævnes cirkelmetoden, check in, ability spotting, kompetencetrekant. I åbnefasen drejer det sig primært om at:

  • Skabe kontakt mellem deltagerne
  • Skabe mening i mødet
  • Forventningsafstemme
  • Give deltagerne en stemme i rummet
  • Brainstorme og idégenerere
  • Videndele
  • Udforske forskellighed

Ordneøvelser handler om at få struktureret dine processer. To konkrete øvelser kan fx være tragten og benspænd. Her drejer det sig om fx at:

  • Reflektere
  • Udforske forståelser
  • Forhandle
  • Gruppere
  • Strukturere
  • Prioritere

Lukkeøvelser handler om at få samlet op på dine processer på en god måde. To konkrete øvelser kan fx være det levende barometer og kompetencekortet. I lukkefasen drejer det sig om at:

  • Fokusere på resultater og idéer
  • Samle op
  • Konkludere i løsninger
  • Beslutte næste skridt
  • Evaluere og tænke tanker om dagen/mødet/processen
  • Reflektere over læring

Lytte-, spørge- og samtaleteknikker

Som proceskonsulent, skal du besidde evnen til at føre professionelle samtaler. Lydhørhed er én af de vigtigste dyder;  det samme er den rette spørge- og samtaleteknik. Du har brug for at skabe en ligeværdig dialog, gode relationer, bevare overblik og retning og vise forståelse.

At føre en ligeværdig samtale er en kunst og altafgørende for den gode proces. En ligeværdig samtale, hvor samtalepartnerne føler sig hørt og får sagt, hvad de vil, er en forudsætning for den gode dialog og for et godt samarbejde.

Ved brug af lytte-, spørge- og feedbackteknikker som procesværktøj vil du kunne gennemføre professionelle samtaler, som giver et konstruktivt udbytte ved hjælp af opbygget tillid og tryghed i relationen.

De forskellige teknikker, du kan gøre brug af, hjælper dig til at:

  • Håndtere forskellige typer af samtaler
  • Forstå samtalens struktur og virkemidler
  • Blive i stand til at lytte og stille spørgsmål med nærvær og indlevelse
  • Vide hvad du gør under den svære samtale, hvor stærke følelser er på spil
  • Blive bevidst om, hvordan din adfærd påvirker samtalerne
  • Undgå at uoverensstemmelser optrappes til konflikter
  • Forblive neutral og “ikke-dømmende”
  • Skabe et dialogisk rum med stor gennemsigtighed
  • Skabe rum for refleksion og nytænkning

Professor Karl Tomm har udviklet 4 spørgsmålstyper, du kan hente inspiration i til at starte en samskabende proces. Hør Karl Tomm fortælle om hans tanker bag spørgsmålene her.

 

4-spoergsmaalsgrupper-karl-tommFigur: Fire hovedgrupper af spørgsmål, Karl Tomm

 

Domæneværktøjet

Med Humberto Maturanas’ domæneteori som dialogredskab og procesværktøj kan du få en gruppe til at udvide deres egen sproglige ’horisont’ og dermed forståelsen af hinanden. Værktøjet er særligt brugbart, når du skal lede processer, hvor emnet eller temaet er kompliceret eller følsomt.

Teorien er centreret omkring nedenstående tre domæner.

 

de-tre-domaener-humbertoFigur: De tre domæner, Humberto Maturana

 

Når du skal arbejde med domæneteorien som værktøj, starter du med kort at introducere gruppen for de tre domæner, hvorefter I går i gang:

  • Det personlige domæne (Æstetikkens domæne):
    En god måde at åbne en proces på er ved at lade alle mødedeltagere få en stemme helt fra starten af. Lad alle ytre deres subjektive holdninger og følelser omkring emnet – hvad oplever og føler de?
  • Produktionens domæne:
    Som et næste skridt, skal du lede dialogerne over i produktionens domæne. Her handler det om blive mere konkret, udvikle forslag og opnå til enighed om fx samarbejdet. Her er særligt fokus på kompetencer og ansvarsfordeling.
  • Reflektionens domæne:
    Det tredje skridt går ud på at få gruppen og deltagerne til at reflektere. Som procesleder skal du skabe rum til refleksion, så problemer undersøges fra flere positioner og perspektiver. Her skal lyttes og bygges videre på hinandens tanker og ideer.

Efter turen igennem de tre domæner skal der samles op og evalueres. Vil du vide mere om domæneteorien, kan du læse mere på lederweb.dk.

Denne artikel har trukket på kilder fra:

Først og fremmest viden og erfaring fra lektorer og proceskonsulenter hos VIA University College, Thorsten Høegsberg og Niels Hannemose. Derudover diverse artikler og litteratur med tilknytning til coaching, konsultation, procesledelse og facilitering. Herunder bl.a.:

  • Pia Halkier Bjerring Annika Lindén: Anerkendende Procesøvelser, 1. udgave, Dansk Psykologisk forlag, 2008.
  • Louise Laustsen, Lone Hersted og Mille Obel: Kreativ Procesledelse, 1. udgave, Dansk Psykologisk Forlag, 2015.
  • Benedicte Madsen: Processer og procesledelse, 1. udgave, Dansk Psykologisk Forlag, 2016
  • Mette Risgaard Olsen og Susanne Østergaard Olsen: 20 Effektive Teamværktøjer til facilitering af teamsamarbejde, Forsknings- og innovationsafdelingen, Erhvervsakademi Aarhus, 2018.
  • Mia Søiberg, Rikke Kajhøj Jensen, Louise Laustsen Pedersen og Henrik Thomsen og Christina Gamborg Holm: Procesfacilitering i Praksis, 2. udgave, Samfundslitteratur, 2017
  • Mannaz: E-bog: 10 øvelser der gør dine processer bedre, 2020.
  • Gitte Haslebo: Konsultation i organisationer, Dansk Psykologisk Forlag, 1997

Mere inspiration

HR-chef om diplom i ledelse: Uddannelsen fremmer kompetente og helstøbte ledere

Hvad får arbejdspladsen ud af at sende medarbejdere på lederuddannelse? Og hvilken forskel gør lederuddannelsen for dig som leder? Få HR-chef, Benedikte...

Gå til siden

Projektledelse: Vandfaldsmodel eller agile metoder – hvad bør du gribe ud efter?

Du skal både kunne mestre simple værktøjer som vandfaldsmodellen og de agile metoder. Artiklen her forklarer hvilke værketøjer, du skal bruge hvornår.

Gå til siden

Projektledelse: Skab følgeskab blandt kolleger og få medvind i projektet

Vidste du, at opbakning blandt kolleger er en forudsætning for succes i dit projekt? Her får du gode råd til, hvordan du kan skabe følgeskab og få medvind!

Gå til siden

Bæredygtig digital transformation giver mening og værdi

At forene digital transformation og bæredygtighed giver mening og ikke mindst forretningsmæssig værdi. Læs her hvordan du skal tænke anderledes!

Gå til siden