Artikel

Projektledelsesværktøjer og nøglekompetencer der accelererer din udvikling som projektleder

Af Lars Gottschling-Knudsen

Gantt-kort

Din vej til at blive en dygtig projektleder ligner en udviklingsrejse. Men vil du nå dine mål med succes med en god portion arbejdsglæde, og uden at stressfælden bliver endestationen på din projektlederkarriere, er det vigtigt, at du udvikler dig undervejs.

Projektverdenen byder på mange interessante udfordringer og oplevelser, som gør det til en spændende udviklingsrejse at være projektleder. Og gennem min 20-årige projektlederkarriere, i både Tyskland og Danmark, har jeg selv erfaret, hvad der skal til for ikke at fejle. De erfaringer vil jeg gerne dele med dig, så du kan lære af dem og gøre det endnu bedre. Jeg har samlet mine erfaringer i fem nøglekompetencer, som du skal have særligt fokus på.

1. Skab resultater med en solid værktøjskasse

I 2002 fik jeg endelig lov til at tage et projektlederkursus af min daværende chef. Efter to år med mindre projekter ventede større udfordringer på mig. Så jeg pakkede kufferten og rejste til den tyske by Münster, hvor jeg deltog på mit første rigtige projektlederkursus. Her lærte jeg at kende forskel på den mindre projektopgave, og hvad der så skal til, for at det lykkes at levere noget stort og unikt under tidspres. Jeg blev hurtigt klar over, at jeg havde brug for mere end de erfaringer, som jeg ved egen læring havde samlet til mig i årene forinden.

En af de ting, der gik op for mig på kurset, var blandt andet, at det ikke er nok, at jeg som projektleder blot tror på mig selv og mine egne evner for at projektet lykkes. Nej, som projektleder har du nemlig et helt særligt ansvar over for dine projektmedarbejdere, dine kunder og projektejeren. Disse personer forventer, at du effektivt kan levere det, som alle venter på. Derfor har du brug for, at din værktøjskasse er fyldt godt op med metoder og værktøjer, som hjælper dig. Det var fx en stor fordel for mig, at jeg havde lært at balancere den såkaldte projekttrekant og bruge et Gantt-kort.

Hvad er projekttrekanten?

Kan du balancere den såkaldte projekttrekant? Eller med andre ord – kan du levere projektets leverancer inden for det aftalte tidsrum til det planlagte budget? Formår du ikke at styre disse tre grundlæggende parametre, vil dit projekt ikke blive en succes. For at kunne mestre dette, skal du derfor sørge for at have helt styr på dine planlægningsteknikker, estimeringsmetoder, kvalitets- og kontrolprocedurer og lignende. På den måde sikrer du dig, at du kan holde styr på projektet hele vejen frem til målet.

Hvad er et Gantt-kort?

Som projektleder har du behov for at kunne holde styr på tidshorisonten og omfanget af dit projekt. Det kan et Gantt-kort hjælpe dig med. Det er et simpelt værktøj, der giver dig et godt visuelt overblik over dit projekt. Herigennem vil du nemt og overskueligt kunne kommunikere til dine interessegrupper omkring, hvornår projektet er færdigt, og hvornår projektets resultater vil kunne ses.

Gantt-kortet var et uundværligt værktøj for mig i mit første større projekt inden for finansiel risikostyring i en bank i Hamborg i 2002. Det var med til at visualisere tid på en måde, som alle kunne forstå - nemlig via en tidslinje. Alle kunne på den måde nemt følge med i både rækkefølgen og tidsplanen af de arbejdsopgaver, som skulle udføres i projektet. Takket være Gantt-kortet gik projektet virkelig godt.

2. Sørg for at din kommunikation er i topform

Som projektleder vil du jo gerne styre projektet godt igennem alle dets faser og undvige de værste udfordringer, der kan spænde ben for dit projekt. Her skal handling og gennemslagskraft til. Men hvordan udviser du handling og gennemslagskraft? Dine kommunikative evner er helt afgørende her.

Brug projektgruppen klogt og kommuniker åbent og ærligt

En god dialog og kommunikation med medarbejderne i din projektgruppe er utrolig vigtig, for at I sammen kommer godt i mål. Så er du i tvivl om noget fagligt, så spørg og tal med dine projektmedarbejdere, der kan give dig svarene. Det er din opgave at få alle til at byde ind på de rigtige tidspunkter. Dialogen og kommunikationen med projektmedarbejderne er derfor ligeså vigtig som din kommunikation til og med projektejeren og styregruppen.

Du skal have helt styr på din ledelseskommunikation over for projektgruppen - for det er dem, som spørger dig om hjælp og feedback. Kun når du har evnen til at være en autentisk projektleder som kommunikerer åbent, vil du opleve dig selv som en handlekraftig projektleder med gennemslagskraft.

Eksempel:
”Dublin, we got a problem” lød det fra bankens IT afdeling i Tokyo i 2011. Mit projekt var midt i den afsluttende fase af et globalt rollout, da den japanske atomreaktor Fukushima pludselig blev ramt af en tsunami. Bankens beslutning om at evakuere medarbejderne i Tokyo påvirkede projektets samlede eksekvering. Men åben kommunikation og den aktive håndtering af problemet opretholdte kursen for projektet, og mit projektteam kom godt i mål med hele den globale rollout på blot én weekend.

Vær tydelig når du skal kommunikere visionen

Når du er projektleder er det vigtigt, at du kan kommunikere visionen i din projektorganisation, og at du er langt bedre til det end Nokias ledelse var det i 2010. Nokia tabte markedsandel til Apple, bl.a. fordi visionen ikke var tydelig nok kommunikeret. Vær opmærksom på kommunikations virkning og bivirkninger - både i dit projekt og uden for projektets ramme. Brug gerne din opdaterede projektrapport og stil den til rådighed på projektets hjemmeside. Så har rygter ingen chance! Kommuniker samtidig fremdrift ved hjælp af din nye bedste ven Gantt-kortet og en godkendt resultatliste, du kan vise frem for styregruppen.

Sørg altså hele tiden for at træne dine kommunikationsevner. Find ud af, hvilke informationer dine interessentgrupper har brug for og levér.

3. Styrk dit personlige lederskab

Er du projektleder er det vigtigt, at du også styrker dine ledelseskompetencer. Ledelse er i din rolle som projektleder nemlig langt mere vigtig end din faglighed. Du er ikke længere eksperten, som skal komme med alle de faglige input. Nej du er leder nu - af typen ”projektleder”. Derfor: Do not hesitate to deligate og brug som tidligere nævnt dine projektdeltagere aktivt og klogt.

Du skal sætte rammerne for det gode samarbejde i projektgruppen, og du skal kunne coache, lede og motivere dine projektmedarbejdere. Projektarbejde handler jo især om godt ”teamwork”. Kun, når du formår at motivere og aktivere verden omkring dig, har du de bedste chancer til at lykkes med dit projekt.

Det personlige lederskab overses desværre ofte af mange projektledere, og derfor opnår de ikke fuld gevinst i deres projekter. Men det er helt afgørende, når der skal eksekveres. Dine projektmedarbejdere skal kunne fornemme og mærke dig som leder. Du skal være til stede mentalt, og medarbejderne skal kunne fornemme, at du vil det hér! Sørg derfor for hele tiden at være opmærksom på de stærke såvel som de mindre stærke sider i din ledelsesadfærd og træn dine ledelseskompetencer.

4. Brug projektorganisationen fornuftigt og klogt

Efter at have erfaret at gode projektværktøjer i samspillet med dine kommunikationsevner er med til at sikre din succes, skal du rette blikket mod projektorganisationen. Projektorganisationen er organisationen omkring dit projekt og består af styregruppen og projektgruppen. Beslutningsdelen tilfalder styregruppen, arbejdsdelen tilfalder projektgruppen og ledelsesdelen tilfalder dig som projektleder.

Få styregruppen helt med på vognen

Hvis du har arbejdet som projektleder i et stykke tid, har du nok allerede erfaret, at du også bruger meget tid på mennesker rundt om og uden for dit projekt. Fordi alle dem, som har interesse i dit projekt, vil henvende sig til dig for at høre nærmere. Som projektleder er det derfor ikke nok, at du har styr på projektplanlægningen og at lede projektdeltagerne - du skal også kunne lede, styre samt informere opad. Lad os derfor nu kaste et nærmere blik på styregruppen.

Du bør kende og arbejde med din rolle i forhold til projektets styregruppe. Det er nemlig styregruppen, som i sidste ende er det forum, hvor de vejledende og tunge ledelsesbeslutninger træffes. Det er også derfor, at dette forum oftest er besat med projektejeren, projektsponsoren og slutbrugeren. Den større politiske scene bør du ikke bekymre dig så meget om - så længe du følger beslutningerne fra din styregruppe, er du på rette vej.

Det er nemt at dynge din styregruppe til i information – men pas på med det! Det er ikke den gode vej til gode beslutninger og et godt samarbejde. Spørg derfor altid styregruppen om ønsket detaljeringsgrad og evaluer på det undervejs - det gælder både ift. møder og afrapportering.

Skal du bruge hjælp eller yderligere ressourcer fra linjeorganisationen/basisorganisationen, er det også styregruppen, du går til. Det er dem, der kan afgøre om en ekspert fra en afdeling må bidrage til dit projekt. Projektorganisationen er på den måde ikke et ’tag-selv bord’. Der findes regler for, hvordan linjeorganisationen/basisorganisationen og projektorganisationen skal spille sammen. Få derfor styr på retningslinjerne, så du fornuftigt og klogt kan bruge hele organisationen.

5. Vær løsningsorienteret og proaktiv?

Det er vigtigt, at du som projektleder er proaktiv og kommer med relevante og klart formulerede løsningsforslag, når der opstår udfordringer og problemer, der påvirker dit projekt. Sagt på en anden måde: Din proaktivitet og løsningskompetencer som projektleder bestemmer din succes.

I løbet af mit 20-årige virke som projektleder har jeg - ikke mindre end 5 gange – selv været nødsaget til at erkende, at mit igangværende projekt burde stoppes eller justeres. Det er vigtigt, at du får stoppet projektet i tide, hvis projektplanen ikke holder!

Sørg derfor hele tiden for tjekke op på projektets formål og forventede leverancer via dit Gantt-kort og projektbeskrivelsen. Se nøje på den resterende projekttid og estimer med metoden ”3-punkts estimering”. Hvis du med estimeringen vurderer, at projektet ikke længere kan følge planen, så saml straks projektorganisationens eksperter; projektgruppen og eksperter fra din referencegruppe og brug dine kommunikationsevner. Når I sammen har dannet jer et fælles billede af projektet, skal I udarbejde et beslutningsforslag og måske også en anbefaling, du kan tage med videre og præsentere for styregruppen. Inden du mødes med styregruppen, sender dem på forhånd vedhæftet dokumentation omkring udfordringen og teamets anbefaling. Nu er det så op til styregruppen at træffe den endelige beslutning om projektets videre færd.

Eksempel:
Det var sådan jeg gjorde i Danske Bank. Opbygningen af bankens digitaliseringsplatform krævede samarbejde mellem fire projekter i tre lande. Fag- og IT-folk fra Danmark, Litauen og Indien var sat på opgaven med en stram tidsplan.

Projekterne kørte i starten i høj fart. Men som mit projekt skred frem, blev det tydeligt for mig, at projektleverancerne simpelthen ikke var gode nok. De passede ikke sammen. Et godt råd er derfor altid: Tjek om leverancerne i dit projekt overholder ”accept-kriterierne”, før du godkender leverancen. Med blik for de fire sideløbende projektplaner begyndte panikken at rumstere i kroppen på mig. De andre projektledere havde nemlig planer om at gøre bruge af alle de samme eksperter på samme tid, som jeg havde booket dem til mit projekt. Den eneste forskel var, at jeg havde de ”bekræftede aftaler” med linjelederne på plads.

Men min personlige fordel var ikke så vigtig. Vigtigst var det, at alle projekter kom i mål. Jeg greb derfor i min værktøjskasse, og fik ved hjælp af Critical Path Model visualiseret mig frem til, hvad dette ville betyde ift. forsinkelse af leverancer i projekterne. En ny og revurderet projektplan inkl. dokumentation blev herefter sendt til styregruppen sammen med anbefalingen om at styre alle fire projekter mere centralt. Det nye forslag blev vedtaget i styregruppen og alle fire projekter kom godt i mål efter justeringer i projektplanerne.

Start med værktøjskassen og byg så ovenpå

Min anbefaling er, at du starter med at tilegne dig en solid værktøjskasse inden for projektledelse. Den vil du altid have brug for. Samtidig skal du træne dine kommunikationsevner og arbejde aktivt med din ledelsesadfærd. Når det spiller for dig, er det tid til at rette blikket hen imod projektorganisationen, så du også bliver i stand til at mestre forhandlinger med interessegrupper og agere brobygger på tværs af organisationen.

På den måde bygger du hele tiden oven på det, du allerede kan og er på en konstant udviklingsrejse. Og husk nu på - DU bestemmer selv tempoet for din egen læring. Hvis du i tvivl om dine nuværende kompetencer, så spørg eventuelt en erfaren projektleder. Du er også altid velkommen til at tage fat i mig. Som agil coach tænker jeg først og fremmest på dit potentiale, og hvordan det kan udfoldes. Det er også udgangspunktet i vores undervisning på projektlederuddannelsen på VIA University College.