Artikel

Projektplanlægning: Bag et vellykket projekt gemmer sig et godt forarbejde

Har du styr på din projektplanlægning? Ligegyldig hvor lille eller stort dit projekt er, så start altid med at få skabt overblik over aktiviteterne i dit projekt. Få lagt en konkret projektplan. Involver din projektgruppe i processen, brug den i din kommunikation og genbesøg den. Læs med her og find ud af, hvordan du gør.

Projektplanlægning: Bag et vellykket projekt gemmer sig et godt forarbejde

Er du projektleder eller tovholder for et projekt, er det vigtigt, at du kan planlægge og lave en konkret og overskuelig projektplan. Uden en ordentlig og gennemtænkt projektplanlægning og et involverende arbejde, risikerer du bump på vejen, du ikke har fået taget højde for og derfor forstyrrer og skaber ubalance i dit projekt.

Det skal dog understreges, at det ikke er planen i sig selv, der skaber projektets resultater, men arbejdet med den og brugen af den. Som Dwight D. Eisenhower, 34 U.S. President, sagde: ”Plans are nothing; planning is everything”.

Grundig forberedelse og involvering betaler sig

En væsentlig forudsætning for at blive en god projektleder er en grundig forberedelse. Alt for mange projektledere tænker kun på at komme i gang så hurtigt som muligt - uden at tænke sig om en ekstra gang.

Nogle synes, det er spild af tid at bruge så lang tid på at analysere og planlægge en helt masse, inden de går i gang. En typisk kommentar: ”Jeg kan jo gennemføre det her projekt på alt den tid, jeg skal bruge på at analysere og lægge planer”.

Men du skyder dig selv i foden, hvis du også tænker sådan. Der ligger nemlig ofte meget mere i projektet, end du lige regner med eller kan se med dit blotte øje.

Når trangen til hurtig handling vælter ind over os som projektledere, er det ofte fordi, vi enten er overoptimistiske og tænker det hele nok skal gå, gerne hurtigt vil vise resultater, eller fordi vi synes, at vi har alt for travlt til at gøre forarbejdet.

Men ligegyldig hvor lille eller stort dit projekt er, skal du altid starte med at få skabt overblik over aktiviteterne i dit projekt. Du skal estimere ordentlig på det, inden du lægger fast, hvornår projektet kan være i hus. Og sidst men ikke mindst skal du sørge for at involvere projektgruppen - det vil sige dem, der skal arbejde med at udføre leverancerne og aktiviteterne. Fx kan det være en rigtig god idé at afholde en planlægningsworkshop i forbindelse med kick-off eller lignende. På den måde får du skabt ejerskab til projektplanen helt fra start af.

Det er nemmere sagt end gjort, men det betaler sig på den lange bane. Når du bruger den fornødne tid på analysen, forberedelsen og projektplanlægningen, opstår der nemlig som oftest en helt masse ahaoplevelser undervejs. Lad mig give et eksempel.

Eksempel på projekt 'intranet'

Pia er blevet projektkoordinator for udvikling og implementering af en ny medarbejderportal/intranet i sin organisation. Hun følger anbefalingen og går i gang med at planlægge sit projekt.

Projektplanlægningen er godt givet ud, for hun kan hurtigt se, at der er mange ting, der skal gå op i en højere enhed, hvis projektet skal lykkes inden for det budget og de ressourcer, hun har fået stillet til rådighed.

Det nye intranet skal jo ikke bare implementeres. Forskellige medarbejdere skal involveres i behovsafdækningen, eksisterende arbejdsgange skal kortlægges, der skal udarbejdes kravspecifikation, og indhold fra det gamle system skal flyttes til det nye. Samtidig skal medarbejdere uddannes, it-afdelingen skal sikre integration til andre systemer, og grafikerteamet skal involveres i forhold til designet.

Et godt overblik og en udførlig projektplan er med til, at Pia ikke overser noget og får tænkt alle vigtige aktiviteter og medarbejdere ind i den rigtige rækkefølge.

3 trin til at nå i mål med den gode projektplan

Hvad skal du og din projektgruppe så omkring i forberedelsen? Hvad skal I analysere? Og hvilke ting skal I have øje for i projektplanlægningen?

Når I har fået skitseret formålet med projektet, skal I definere leverancer og delleverancer. Herefter kan I arbejde ud fra tre trin for at få yderligere struktur på projektet:

  1. Definer indsatsområder, milepæle og afhængigheder
  2. Opdel projektet i faser og fastlæg væsentlige beslutningspunkter
  3. Estimer tidsforbrug og lav en risikovurdering

Uanset om du har at gøre med et forandringsprojekt (med en ofte høj grad af usikkerhed på konkrete leverancer og aktiviteter) eller et byggeprojekt (med mindre usikkerhed på leverancer og aktiviteter), bør du gennemgå alle 3 trin. Frekvensen og vægtningen af trinene kan dog variere. Læs videre og bliv klogere på, hvilken forberedelse der ligger under hvert trin.

Trin 1: Definer indsatsområder, milepæle og afhængigheder

Allerførst skal I have skabt jer et overblik. Det gør I ved at få brudt hele projektet ned i indsatsområder. Indsatsområderne er projektets ’hovedveje’ til målet og skal skabe overblik og understøtte, at I når delleverancerne og kan styre projektet optimalt i mål.

Herefter skal I sætte nogle milepæle. I kommer fra indsatsområder til milepæle ved at spørge ”hvordan?” og ”hvornår?”. Milepælene er vigtige for at skabe fælles forståelse og accept af opgaverne iblandt projektdeltagerne, mens det samtidig skaber fremdrift og tempo i opgaveløsningen. Især i langvarige projekter er milepæle særligt vigtige, fordi de derved fungerer som tidsbestemte delmål undervejs i projektforløbet.

En indsats står aldrig alene. Og for at være sikker på, at I kan nå de milepæle, I har sat, skal I derfor også undersøge og få defineret, hvilke afhængigheder der er i projektet. Dem skal I sørge for at få tænkt ind i projektplanen.

Projektplan med indsatsområder

Figur: Projektplan med indsatsområder, milepæle og afhængigheder

 

Tager vi eksemplet med Pia, der skal implementere nyt intranet, vil en overordnet projektplan fx kunne bestå af følgende indsatsområder og delleverancer.

  • Indsatsområde 1: Behovsafdækning
    Leverance 1: Kravspecifikation ift. nyt system
  • Indsatsområde 2: Arbejdsgange
    Leverance 2: Kortlægning af arbejdsgange
  • Indsatsområde 3: Systemløsning + teknisk set-up
    Leverance 3: System indkøbt og integreret med it-systemer
  • Indsatsområde 4: Design
    Leverance 4: Grafisk interface udviklet og tilpasset brugerbehov
  • Indsatsområde 5: Onboarding
    Leverance 5: Medarbejdere uddannet i systemet
  • Indsatsområde 6: Migrering
    Leverance 6: Indhold flyttet fra gammelt system til nyt

Trin 2: Opdel projektet i faser og fastlæg væsentlige beslutningspunkter

Selvom du måske ikke har en bestemt projektmodel, du arbejder ud fra, er det altid en rigtig god idé at opdele projektet i nogle naturligt afgrænsede faser. Det skaber et godt overblik over projektets forløb og tydeliggør, hvornår der sker hvad i projektet.

Faserne er et godt redskab, fordi du allerede fra start af får tænkt igennem, hvilke leverancer, der skal ligge i de forskellige faser. Herved bliver det også nemmere for dig at se, hvilke medarbejdere, der skal gøres brug af på forskellige tidspunkter. På den måde kan du få booket afgørende projektmedarbejdere i ordentlig tid og står ikke pludselig med et projekt, der er strandet i en af faserne og hermed ikke kan komme videre.

Efter hver fase er det væsentligt at overveje, om projektet skal fortsætte. Indkald derfor projektejer eller styregruppen til et beslutningsmøde efter hver fase, så I sammen kan blive enige om projektets videre gang.

Projektfaser for forskellige typer projekter

Figur: Projektfaser for to forskellige type projekter.

Trin 3: Estimer tidsforbrug og lav en risikovurdering

Efter at have fået skabt overblik ved hjælp af indsatsområder og faser, skal du nu et spadestik dybere.

Nedbryd indsatsområderne i mere konkrete aktiviteter/opgaver og estimer på baggrund af det, hvor lang tid det vil tage. Saml gerne folk eller indhent informationer fra andre, der har arbejdet med lignende aktiviteter før. De vil kunne hjælpe med at give et mere kvalificeret bud på, hvor lang tid opgaven tager.

Efterfølgende er det en god ide at lave en risikovurdering. Det er utopi at tro, at projektet ikke ryger ind i udfordringer undervejs. Risikovurderingen sikrer, at I har en plan B, hvis noget pludseligt udfordrer projektet.

Hvad gør I fx, hvis nu en leverandør ikke kan levere til tiden alligevel? Hvilke konsekvenser har det for resten af projektet, og hvad er jeres plan B?

Det handler om at forudse potentielle problemer og oplagte risici, så du på forhånd har en ide om, hvordan I skal tackle problemet, allerede inden det opstår.

Projektplanen: Don’t just tell it – show it

Når du har fået brudt dit projekt ned og skabt overblik, er du klar til at visualisere din projektplan. Det er ikke nok at tro på, at det nok skal lykkes! Du skal vise, hvordan det kan lykkes.

Visualiseringen er med til at gøre projektplanen til et rigtig godt kommunikations- og dialogredskab, som du kan bruge i møder med projektejeren, projektmedarbejderne og andre interessenter og samarbejdspartnere.

Men flere projektledere får ikke taget sig den fornødne tid til at lave en god visualisering af deres projektplan. Måske fordi de ikke ved, hvordan de gør eller hvilke programmer, de kan bruge til det.

Men når du har brudt dit projekt ned, er du faktisk allerede godt på vej. Der er nemlig ikke noget rigtigt eller forkert svar på, hvordan din projektplan skal se ud og sættes op. Du kan fx enten vælge at kaste dig ud i plancher med post-its, lave et overblik i word med nogle kolonner eller anvende et digitalt projektstyringsværktøj og software som fx Wrike (Gantt-skema) eller Trello.

Projektplanlægning Gantt skema

Illustration: Gantt-skema

Projektplanlægning Trello screenshot

Illustration: Screenshot/Trello

Det vigtigste er egentlig bare, at du ikke lader det blive ved en lang prosatekst. Eller sagt med andre ord: Don’t just write and tell it – show it!

En visuel projektplan, der tydeligt viser projektets faser, indsatsområder og milepæle, er et utrolig godt redskab til at gå i dialog med projektejeren. Det kan fx være, du kan se, at den deadline projektejeren selv mener, I burde kunne nå, ikke er realistisk. Så kan du vise planen og spørge: ”Hvis vi kigger på planen her, hvad tænker du så, vi kan skære ned på?”. På den måde gør du det helt konkret og synligt for projektejeren, at hvis projektet skal gennemføres hurtigere, end hvad du mener er muligt, skal der skæres noget væk. I skal nu sammen blive enige om, hvad det skal være.

Med en visuel projektplan, giver du altså både dig selv og andre et rigtig godt overblik over projektet fra start til slut. Alle får et klart billede af, hvad der reelt skal ske. Altså et hamrende godt kommunikationsredskab både indadtil, opadtil og udadtil.

Genbesøg, genbesøg og genbesøg

Når du har læst artiklen her, skulle du helst ikke længere være i tvivl om, hvor vigtigt analyse, forberedelse og projektplanlægning er. Men mindst ligeså vigtigt er det, at du genbesøger din projektplan.

Første udkast til projektplanen laver du, inden du går i gang med selve projektet. Men når projektet rammer virkeligheden, har forudsætningerne ofte ændret sig. Leverandøren bliver eventuelt forsinket, nye elementer skal implementeres, medarbejdere er fratrådt osv.

For nogle projektledere sker der desværre ofte det, at de glemmer at korrigere for disse ting undervejs. Overblikket går tabt, og pludselig skrider flere ting i projektet - situationen er ligesom med et GPS-kort, du har glemt at opdatere. Pludselig udstykkes der nye områder, og der kommer nye veje og afkørsler til, som ikke er vist på kortet. Pludselig kan du ikke længere køre ad den vej, du troede, da du satte dig ind i bilen og drejede nøglen. Du bliver derfor nødt til at genbesøge planen og justere til, så den hele tiden passer til omgivelserne.

På den måde får du løbende skabt værdi i projektet - et væsentlig skridt for at lykkes og komme godt i mål med dit projekt.

Har du brug for at blive bedre til projektplanlægning?

Har du selv tænkt ”hvor skal jeg lige starte” eller ”hvordan får jeg bedre overblik over og struktur på mit projekt”? Så kan en projektlederuddannelse eller et kursus måske være noget for dig. Ved at tage en række diplomfag i projektledelse kan du få et solidt fundament at stå på og helt konkrete værktøjer og redskaber til at udføre din projektledelse fra start til slut. Se hele paletten af de mange fag, du kan vælge imellem under diplomuddannelsen i projektledelse lige her.

Denne artikel har trukket på kilder fra

Først og fremmest viden og erfaring fra Lisbeth Skytte, der er lektor ved VIA University College. Derudover diverse artikler og litteratur med tilknytning til projektledelse. Herunder bl.a.:

  • Mette Lindegaard Attrup, Niels Ahrengot og John Ryding Olsson: Power i projekter og portefølje, Djøf Forlag, 2019.
  • Henrik Schelde Andersen og Katrine Raa Søndergaard: Systemisk projektledelse, Samfundslitteratur, 2012.

Mere inspiration

Procesledelse: Hvorfor er det en af tidens vigtigste ledelseskompetencer?

Hvad er det procesledelse kan ift. til de mere traditionelle ledelsesformer? Læs med her og find ud af, hvordan du kan gøre brug af procesledelse.

Gå til siden

Effektive procesværktøjer til at udøve procesledelse

Hvilke procesværktøjer og procesøvelser er bedst at anvende? Få bud på teknikker og metoder til en succesfuld start og god struktur for din procesledelse.

Gå til siden

Projektledelse i en coronatid

Coronakrisen påvirker projektledelsen. Artiklen her giver dig nogle gode råd til, hvordan du tilrettelægger din projektledelse efter de nye vilkår.

Gå til siden

Proceskonsulenten har mange ansigter

Proceskonsulent er ikke en beskyttet titel – men det kræver træning at blive en god proceskonsulent. Se hvem procesledelse er særlig relevant for.

Gå til siden