I de fleste projekter kan det være en stor fordel at anvende nogle helt klassiske planlægningsværktøjer i de indledende faser af projektperioden – og som navigeringsredskaber undervejs. Herigennem sikrer du, at du får sat retning for dit projekt, får lagt godt fra land og kommer effektivt fra start i rollen som projektleder.
Men stiger kompleksiteten så meget, at du pludselig ikke længere kan klare dig med eksperter og hermed får vanskeligt ved at navigere mod succes, skal du overveje at supplere eller skifte de klassiske værktøjer ud med nogle mere eksperimenterende og agile værktøjer.
I dette afsnit vil vi præsentere dig for, hvad du kan gøre, når du oplever, at planen alligevel ikke holder, når målet flytter sig, eller dit projekt er udfordret af kompleksitet og foranderlige vilkår. Hvad gør du så for at navigere projektet sikkert i havn? Og hvilke metoder kan hjælpe dig godt på vej?
Når planen ikke holder
Selv de bedst planlagte projekter møder udfordringer, der hverken kunne forudses eller afværges. Måske har du selv været en del af et sådant projekt? Eller er det lige nu?
Det kan være, at projektets forventede værdi bliver overhalet indenom af andre og mere presserende behov, at konteksten omkring projektet eller organisationen forandres, eller at projektgruppen – der på papiret så helt rigtig ud – slet ikke formår at samarbejde eller helt smuldrer.
Faste planer er nødvendige for at få et godt overblik i projektets startfase, men indimellem må de klassiske planlægningsværktøjer give fortabt i mere komplekse og foranderlige vilkår. Og pludselig kan der dukke udfordringer op, som den indledende risikoanalyse ikke havde en chance for at forudse.
Der findes derfor ikke én best practice eller én all-around projektmodel, der virker hver gang. Ingen projekter er nemlig ens!
Som en del af analysefasen og projektplanlægningen, vil det derfor være en idé, at du også får afdækket projektets kompleksitetsgrad. Herigennem bliver du klogere på, om du skal gribe ud efter klassiske planlægningsværktøjer og en plandrevet vandfaldsmodel, eller om du skal gå mere iterativt, dynamisk og agilt til værks.
Er dit projekt komplekst eller kompliceret?
Kan udfordringerne i dit projekt forudses, planlægges og styres ved hjælp af klassiske projektværktøjer og brugen af eksperter, er projektet måske nok kompliceret, men alligevel håndterbart. Stiger kompleksitetsgraden, kalder projektløsningen på, at du også vender blikket mod mere agile metoder og dermed en mere dynamisk tilgang til styring og ledelse af dit projekt.
Vil du vide mere om forskellene mellem det komplicerede og komplekse projekt kan du se denne video.
Der kan være flere forskellige årsager til, at projektets kompleksitetsgrad stiger. En af årsagerne kan være, at der fra starten hersker usikkerhed med det ønskede resultat og dets virkning, eller at elementer omkring projektet udvikler sig i en ny retning eller hurtigere end antaget. Det kan også være, at kompleksiteten øges af uforudsete faktorer omkring projektet, som det skrider fremad – fx ændrer en samarbejdspartner måske pludselig sin indstilling til projektet, og der opstår modstridende interesser.
Vil du vide noget om, hvordan du kan håndtere komplekse projekter kan du læse denne artikel.
Tid til også at finde de agile mindset frem
Når du som projektleder oplever tvivlen og usikkerheden i forhold til øget kompleksitet, er det en fordel, hvis du også mestrer nogle dynamiske, agile metoder. Det komplekse projekt kalder nemlig i højere grad på agilitet med plads til tilpasninger og ændringer undervejs.
Den agile tilgang og metoder står på skuldrene af det agile manifest, der har sit ophav fra software- og it-branchen. Manifestet forsøger med fire regelsætninger at gøre op med de meget lineære og faste metoder, som typisk ses i klassisk projektledelse.
Der fire regelsætninger i manifestet er:
- Individer og relationer frem for værktøjer og procedurer
- Fungerende systemer frem for dokumentation
- Kundesamarbejde frem for juridisk kontrakt
- Respondere på forandringer frem for at følge en plan
Vil du vide mere om forskellen mellem klassiske vandfaldsmodeller og agil projektledelse kan du læse denne artikel.
Det handler om ”både og”
I det endelige valg af metoder og værktøjer er det sjældent et spørgsmål om ”enten eller”. I langt de fleste projekter taler vi langt hellere om ”både og”.
De færreste projekter er nemlig 100 % plandrevne eller 100 % agile, og netop derfor handler det heller ikke om at blive ekspert i én metode eller én projekttilgang, men om at kunne betragte dit projekt fra flere vinkler og blive fortrolig med forskellige værktøjer. Herved vil du kunne træffe en mere kvalificeret beslutning om, hvordan dit projekt skal gribes an.
Stiger kompleksiteten i dit projekt, får du brug for at udvide dine kompetencer og håndteringsmuligheder, og kompleksitetsgraden er generelt stigende, fordi vi er så gode til at arbejde i teams, og fordi verden omkring vores projekter ændrer sig konstant.
Klassiske versus agile tilgange til projektledelse
| Klassisk tilgang | Agil tilgang |
| Bruger du til at håndtere simple og komplicerede projekter. | Bruger du til at undersøge og agere på kompleksitet i projektet. |
| Du har fokus på planlægning, overblik og struktur i projektet. | Du har fokus på proces, kontekst, relationer samt en lærende tilgang. |
| Du sigter efter løsninger og mål, du har defineret og fastlagt fra start. | Du arbejder undersøgende ift. løsninger. Mål kan derfor ændres undervejs. |
På Diplomuddannelsen i projektledelse hos VIA University College indkredser vi ikke én best practice eller den evigtgyldige løsning for vores studerende. Vi klæder projektledere og projektmedarbejdere på til at træffe bevidste metodevalg undervejs, sadle kvalificeret om og i det hele taget holde et skarpt øje på at analysere og forstå projektet og dets handlerum. Med handlerum skal forstås ”den kontekst”, som projektet skal virke i – herunder fx overgange til drift og de paradokser, der kan opstå her, når driften hellere vil fortsætte og projektet har fokus på udvikling.
Vil du udforske de klassiske metoder, det agile noget mere – eller måske ”både og” - så gå på opdagelse i vores artikelunivers, hvor du finder mere inspiration om blandt andet agil projektledelse, kompleksitetsteori og meget mere.
.jpg)
.jpg)
.jpg)
