Få styr på rammen for projektet
I starten af et projekt og i forbindelse med din projektplanlægning, skal du altid sørge for at få involveret projektejeren. Spørg ind til: ”Hvad er egentlig rammen for det her projekt?” Først når der er skabt enighed om rammen og projektplanen, er du klar til at drible derudaf med dit projekt.
Mange projektledere får ikke tænkt projektejeren godt nok ind fra starten af, og den manglende involvering kan få stor betydning for projektets videre succes.
Et redskab, du kan bruge i arbejdet med at få sat rammebetingelserne i god dialog med projektejeren, er projekttrekanten.
De tre sider i trekanten består af variablerne tid, ressourcer og leverancer.
- Tiden repræsenterer den tid, du har fra projektet går i gang, til det er afsluttet.
- Leverancen er det endelige projekt eller resultat, som du skal levere.
- Ressourcerne er det, du har til rådighed i form af økonomi, medarbejdere eller materialer for at kunne bringe projektet i mål.
Vær på forkant og juster til
Alle tre sider i trekanten er lige store og udgør en ligesidet trekant. Din opgave som projektleder er at sikre, at der hele tiden er balance mellem de tre sider, og at de tre sider hermed er lige store igennem hele projektet. Og det er faktisk slet ikke så let, som det måske lyder.
Det kræver, at du hele tiden har øje for og føling med de forskellige opgaver i projektet og de ændringer, der sker undervejs. Du skal prøve så vidt muligt at være på forkant med, hvordan de tre sider og mekanismer påvirker hinanden.
Hvis tidsplanen fx pludselig ikke kan overholdes, skal du have øje for, at det også får betydning for økonomien. Og hvis økonomien pludselig ændrer sig, kan du være nødsaget til at ændre på kvalitet og indhold i projektleverancen.
Rigtig mange projektledere er så pligtopfyldende af natur, at det nogle gange kommer til at overskygge realismen, men du skal turde stille spørgsmålstegn ved rammebetingelserne og foreslå ændringer, hvis du kan se, det ikke kan lade sig gøre – ellers risikerer du ubalance i dit projekt og i værste fald et kuldsejlet projekt.
Genskab balance i projektet ved tilpasning
Projekttrekanten bliver skæv, hvis kun den ene side af trekanten rykker sig. For at skabe balance er du derfor nødt til at tilpasse de andre. Hvis dette sker, skal du i forhandling og dialog med projektejeren og eventuelt ledelse og styregruppe for at finde en løsning, der får dit projekt tilbage i balance. Projekttrekanten er hermed at godt redskabe til at lede opad og blive enige om de tilpasninger i projektet, der skal bringe projektet godt i mål.
Hvis dit projekt ryger ind i uventede udfordringer, kan du reagere på fire forskellige måder:
- Du kan gå på kompromis med tidsvariablen og udsætte projektets deadline.
- Du kan tilføre flere ressourcer til projektet, fx i form af medarbejdere eller økonomi. Faktorer der betyder, at budgettet må justeres til.
- Du kan fjerne opgaver og hermed skære i projektets omfang.
- Du kan gå på kompromis med kvaliteten og levere en leverance, der ikke er ligeså god som planlagt.
Projekttrekanten er sammen med din projektplan et rigtig godt redskab i forhold til kommunikation, involvering og forhandling med projektejeren – ikke blot i planlægningsfasen men også i implementeringsfasen, hvor du ofte skal tage højde for ændringer, der opstår undervejs.
Denne artikel har trukket på kilder fra:
- Wyngaard, Charles Van. "Theory of the Triple Constraint – a Conceptual Review".
- Shenhar, A.; Dvir, Dov (1997). "Mapping the dimensions of project success". Project Management Journal. 28 (2): 5–13.
- Lewis, James P. (2005). Project Planning, Scheduling & Control, 4E. McGraw Hill.
- Atkinson, Roger (December 1999). "Project management: cost, time and quality, two best guesses and a phenomenon, its time to accept other success criteria". International Journal of Project Management. 17 (6): 337–342.
.jpg)
.jpg)
.jpg)
