I en tid hvor forandringsledelse og ledelse er blevet synonymer, er evnen til at planlægge og gennemføre processer en altafgørende ledelseskompetence. Derfor er procesledelse med stor berettigelse kommet højt på dagsordenen i mange organisationer.
Procesledelse er de seneste år blevet en veludviklet faglig disciplin, som fx konsulenter, ledere og projektledere har stor værdi af, når de skal skabe resultater gennem stærke forandrings- og udviklingsprocesser.
Det kan fx være, at din opgave som leder er at udvikle individer eller grupper og få teamet til at lykkes bedre. Det kan også være, at du skal forbedre komplekse arbejdsprocesser eller understøtte implementering af innovations-, forandrings- og udviklingsprojekter.
Frem for traditionel ledelse - der typisk fokuserer på overordnede strategier, målsætninger, drift og administration – har procesledelse den styrke, at den gør medarbejderne langt mere motiverede og tilfredse og samtidig giver organisationen et værdifuldt skud innovation og nytænkning.
Vil du have succes i rollen som proceskonsulent/procesleder er der særligt fem ting, du skal være opmærksom på.
1. Sørg for forberedelse og rammesætning
Det er sjældent, at en proces, som ikke er velforberedt, ender godt. Sørg derfor for at få afklaret:
- Hvad er formålet med processen?
- Hvad skal der skabes i processen?
- Hvem er de nødvendige og tilstrækkelige deltagere i processen? Hvorfor og hvordan er det vigtigt, at de deltager?
- Hvilke forventelige udfordringer kan I møde undervejs? Og hvordan vil du håndtere dem?
I det første møde med deltagerne, er en tydelig rammesætning vigtig. Er du ikke selv klar over formålet, vil deltagerne i værste fald reagere med unødig passivitet eller modvilje. Start derfor ud med at forklare processens formål, varighed og indhold – lad deltagerne vide, hvad de går i møde, hvad de kan forvente og hvad der forventes af dem!
2. Bring gruppedynamikker og relationer i spil
Som proceskonsulent skal du have en helt særlig forståelse for de dynamikker, der udvikler individer og grupper. Når du bringer forskellige deltagere sammen, kan du skabe noget der er større end individet selv. Og hvorfor så det? Jo det handler om det betydningsfulde og værdiskabende i relationen mellem mennesker.
Når du bringer medarbejdere fra forskellige afdelinger og niveauer sammen og bryder den ellers vante silotænkning i organisationen, er det vigtigt, at du arbejder nysgerrigt og undersøgende for at få så mange perspektiver i spil som overhovedet muligt. Læring og udvikling opstår nemlig først undervejs i samspillet og i relationen mellem deltagerne.
Alle deltagere bringer hver deres fagligheder, perspektiver og følelser med ind i gruppen og sammen skaber de noget, der er større end dem selv.
3. Anvend den rette samtale- og spørgeteknik
Det bærende element i enhver proces er deltagerne - altså dem der skal have noget ud af at blive involveret og bidrage under processen. Det er vigtigt, at de føler ansvar og ejerskab for den proces, som de er en del af.
Måden at få folk til at tage og føle et særligt ejerskab er ved at give dem mulighed for at ytre følelser, meninger og forventninger. Det gør du muligt ved at anvende en særlig spørgeteknik, der også kan få deltagerne til at åbne op for de dilemmaer og udfordringer, som måske ellers er svære for dem at sætte ord på. Du formår herved at komme spadestikket dybere i forhold til at få sat ord på deltagernes personlige tanker, følelser og forventninger.
Eksempler på spørgsmål, du kunne stille?
- Hvordan har du det med det?
- Hvad tænker du om det?
- Hvorfor er det her vigtigt for dig?
- Hvad vil du kunne bidrage med?
- Hvor meget påvirker det dig fra en skala fra 1-10?
- Tænker du, at der er andre, der har det sådan?
Samtalen er helt essentiel, når vi snakker procesledelse. Hold derfor hele tiden fokus i samtalen - også når det bliver svært!
For at give plads til deltagerne, skal du også have et godt kendskab til egne stærke og svage sider i din personlige kommunikation og adfærd i det hele taget. Når du ændrer din adfærd, kan du nemlig få andre til at handle på nye måder. Det lyder måske banalt, men det er faktisk noget af det allersværeste at arbejde med. Og det kræver mod at vende blikket ind mod dig selv.
4. Brug facilitering til at skabe fremdrift og frigøre ideer
Som proceskonsulent skal du kunne mestre de værktøjer og metoder, der støtter op om facilitering - altså at føre en gruppe frem til en beslutning ved at åbne og lukke for deres mindset i relation til mål og resultater for processen.
Facilitering handler om at ”gøre noget lettere” - lettere for deltagerne. Du skal sikre form, fremdrift og optimal udnyttelse af gruppedynamikkerne, så du gør det muligt for deltagerne at rette deres fulde opmærksomhed imod ’indholdet’. Er du en dygtig proceskonsulent, der evner at facilitere, formår du at frigøre den viden og erfaring, de enkelte deltagere sidder inde med, så I samlet opnår den produktive og innovative tænkning og synergi, der skal til, for at I sammen bringer mulige løsninger og ideer på bordet. Den gode idé ligger ofte i deltagernes ikke-viden! Og det er denne ikke-viden, du skal hjælpe med at frigøre. Din rolle er ikke at fortælle dem, hvad de skal vide – nej, du skal forløse deres viden.
5. Motivér og anerkend deltagernes indsats
Læring og hermed også udvikling opstår først, når folk er motiverede og selv tager ansvar for egen læring. Du kan derfor ikke tvinge medarbejdere i en organisation til at lære eller ændre adfærd fx i forbindelse med en forandringsproces. Vil du have mennesker til at gøre noget anderledes, sker det først, når incitamentet og viljen er stor nok hos den enkelte.Motivation er hermed en altafgørende faktor for en vellykket proces.
Motivation skaber du især gennem anerkendende kommunikation. Du skal vise, at du anerkender deltagernes indsats. Det deltagerne gør godt, skal de have anerkendelse for. Samtidig skal du skabe et inspirerende samtalerum med øje for de relationer og dynamikker, der skaber bedst mulig synergi.
Den svære balance mellem fremdrift og tid til refleksion
Det sværeste for en proceskonsulent er nok oftest at slippe sin stræben efter styring og fremdrift. Det er nemt at blive for forhippet på at drive processen fremad for hurtigere at komme frem til et færdigt resultat. Men der skal tid til! Vi skal ikke for hurtigt pege på løsningen – der skal være tid til at tage dilemmaerne op i reflekterende processer iblandt medarbejderne. Bliver du for løsningsorienteret, glemmer du at være nysgerrig, udspørgende, anerkendende og udfordrende.
Selvfølgelig har du som proceskonsulent stadig til opgave at lede processen fremad, men du skal hele tiden balancere mellem at skabe fremdrift og give tid og plads til refleksion. Din evne til at proceslede bliver afgørende for udfaldet – følg de fem input i artiklen her og du er godt på vej.
Vil du vide meget mere om, hvad procesledelse er og kan - så læs artiklen her.
