Hvorfor er det så vigtigt at formulere mål for dit projekt?
Forestil dig, at du er chauffør i en bil og skal køre din kollega hjem. Han stiger ind, og du spørger: ”Hvor skal jeg køre dig hen?”. Han svarer: ”Bare kør – så skal jeg nok sige til, når vi er der”. Mens du kører rundt på må og få, kan du overveje, om situationen ligner et projekt, du har været en del af? Altså et projekt, hvor ”det kører”, sagen udvikles, og gruppen flytter sig, men hvor målet, reelt var ukendt for en eller flere af dem, der var med.
Resultatet er ikke kun, at man som deltager i projektet savner en klar retning at navigere efter. Når målet ikke er tydeligt, er det også en udfordring at sætte ord på, hvad succeskriterierne er, og hvor langt vi er fra målstregen.
Derfor giver det mening at formulere mål og gøre dem synlige og konkrete, så både projektleder, deltagere og interessenter omkring projektet bruger dem. Skarpt formulerede mål er både retningsgivende for dit projekt, anviser hastighed og konkrete leverancer. I denne artikel får du tips til at formulere dine mål, så de kan bruges som GPS i dit projekt, og så alle kender ”estimated time of arrival”.
Gør målene skarpe - og gør det SMART
Vil du sikre dig, at dine mål formuleres skarpt, er SMART-modellen et både godt og enkelt redskab. Du har sikkert allerede hørt udtrykket SMART-mål. Altså mål, der opfylder de kriterier, der gemmer sig bag S - specifikke, M - målbare, A - accepterede, R - realistiske og T - tidsbestemte. Eller måske kender du modellen i en let varieret udgave?
Særligt A, som vi her benævner accepterede, findes i flere versioner. Nogle steder vil du se A som ambitiøse, og så tvistes SMART-målene i retning af at turde sigte højt. Dette giver eksempelvis god mening i nogle udviklingsprojekter. Andre steder forbindes A med attraktive eller attråværdige mål, hvor fokus trækkes i retning mod motivation - eventuelt at mindske modstand – eller sikre, at leverancerne er attraktive for organisationen som hele. Tilsvarende møder vi også andre variationer. Eksempelvis M for meningsfulde mål. Eller måske har du mødt modellen med et tilføjet E, så den hedder SMARTE mål? Det ekstra E står for evaluerbare eller engagerende, og igen er variationerne med til at tviste modellens fokus i forskellige relevante retninger.
Du kan overveje, hvilken variation der er mest relevant i netop dit projekt. I denne gennemgang af SMART-modellen står A for accepterede, fordi vi lægger vægt på, at der er enighed rundt om bordet i projektgruppen, og at relevante interessenter har nikket til projektets retning og råderum. Dermed sikrer vi involvering og accept hos deltagerne, samt aktiv stillingtagen til om målet er realistisk at nå i forhold til projektlederens handlemuligheder.
Specifikke
Vær så konkret og specifik som muligt. Gå din formulering efter for fyldord – er der ord, der kan undværes, så slet dem. Er der ord, der kan misforstås, så byt dem ud eller definer dem. Vis evt. din formulering til en udenforstående fagfælle og bed vedkommende genfortælle, hvad du har skrevet. Kan han/hun ikke det, eller står dele af det uklart, må teksten præciseres yderligere.
Målbare
Opstil resultater, der reelt kan måles, og sæt konkrete succeskriterier op for, hvordan det ser ud, når I er i mål. Det er ikke så let, som det lyder, og det betaler sig at nørkle med formuleringen. Brug evt. visualisering – hvordan kan man konkret se/måle effekten? Mere herom nedenfor.
Accepterede
Sørg for, at målene er accepteret rundt om bordet – både af styregruppen, projektgruppen og af andre relevante interessenter. Uden fælles accept er målene ikke meget værd.
Realistiske
Vær sikker på, at I faktisk kan komme i mål med de ressourcer, kompetencer og handlemuligheder, I har til rådighed. Målene skal være realistiske og opnåelige. Her er det relevant at lave en risikovurdering. Hvor er usikkerhederne i jeres projektet, og hvad kan I gøre for at imødegå dem?
Tidsbestemte
Sæt deadlines for, hvornår målene skal være nået. Du kan operere med flere milepæle undervejs og et slutmål, eller måske er det mere relevant med flere deadlines alt efter, hvad dit projekt omfatter, og hvor komplekst det er.
Eksempler på omskrivning ved hjælp af SMART-modellen
- Vi vil være de bedste til at komme ind på nye markeder -> omskrives til -> vi vil sælge mindst tre af vores kerneprodukter fra linje A på det asiatiske marked inden årets udgang og udvide med mindst tre nye distributører i samme tidsrum.
- Vi vil sætte borgeren i centrum til jobvejledningssamtalen -> omskrives til -> mindst 80 % af vores vejledningssamtaler skal munde ud i en konkret handlingsplan med aktiviteter for de næste 14 dage, som borgeren selv formulerer. Inden borgeren går herfra, udfylder han/hun selv sin plan, hvor vi taler om rubrikken ”næste skridt”, afgør hvordan vi ser effekten samt aftaler hvordan vi følger op.
Brug visualisering – hvordan kan man se, at I er i mål?
Som du måske fornemmer, er SMART-modellen et konkret redskab, der er godt at have ved hånden, når du giver dine mål et serviceeftersyn – uanset om du laver en indledende projektbeskrivelse, opstiller et målhierarki eller på anden måde arbejder med formulering af mål.
I forbindelse med projektledelse giver det mening at være særlig opmærksom på succeskriterier – altså de konkrete effekter, der kommer af det projekt, du er en del af.
Her kan det være uhensigtsmæssigt at formulere succeskriterier, der ikke kan ses med det blotte øje som fx: ”vi vil blive bedre til at dele viden” eller ”vi vil blive klogere på agil transformation”. Begge dele kan selvfølgelig være både gode og kloge ambitioner, men i de formuleringer, kan I ikke se, om I er på den ene eller den anden side af målstregen. For bedre eller klogere i forhold til hvad?
Skriver du i stedet: ”vi vil lave mindst en workshop à to timer i kvartalet, hvor vi deler ny viden på tværs af teams i vores afdeling… ” og ”vi vil komme med mindst fem anbefalinger til håndtering af den agile transformation inden 1. januar… ”, så får du konkrete formuleringer af succeskriterier, der ikke efterlader tvivl om, hvornår I når målflaget. Det kan ses og beskrives.
Du kan altså tjekke, om dine succeskriterier er konkrete ved at visualisere dem og beskrive, hvordan du og andre kan se, når I er i mål.
GPS fra start og undervejs
SMART-modellen kan bruges som et enkelt redskab til at undgå gængse faldgruber i forbindelse med målformulering. Det vil fx sige, At målet ikke er konkret/specifikt, at det ikke er målbart, accepteret, realistisk eller at projektperioden ikke er tidsafgrænset.
Når du laver SMART-mål, har du altså en tjekliste ved hånden, der gør, at du indstiller dit projekts GPS hensigtsmæssigt fra start. Men projekter kan jo sjældent sammenlignes 1:1 med almindelig vejvisning. Trafikken kan ganske vist besværliggøre vores rejse fra A til B. Der kan være mangel på brændstof, trafikale udfordringer med uheld, bilkøer og driftsforstyrrelser.
I projektsammenhæng kan en opgave vise sig mere kompliceret end først antaget, og vi opdager, det bliver nødvendigt at korrigere planen. Det vil ofte have betydning for din målformulering, som derfor må rettes til. Et projekt kan også vise sig mere komplekst, hvilket så kræver, at vi griber målformuleringen an i flere step – måske fordi der er mange interessenter, politiske modsætningsforhold eller teknologier og løsninger, der er ukendte fra start.
Uanset hvor dit projekt befinder sig på kompleksitetsskalaen, betaler det sig at bruge tid i forberedelsesfasen på at formulere mål og gøre dem skarpe. Og så skal målene ikke støve til i skuffen undervejs, som projektet skrider fremad, men gøres synlige for dem, der er med og bruges aktivt som navigationsredskab. Hvor skal vi hen? Hvor er vi nu? Og hvad er næste skridt, hvis vi skal levere inden for den fastsatte ramme?
Vil du vide mere?
Hvis du sikre dit projekt en god start, kan du hente vores guide om projektplanlægning. Du kan også få ny viden og styrkede kompetencer i at planlægge, lede og styre projekter i praksis på diplommodulet ”Projektledelse – metoder og værktøjer”, hvor du får en grundig introduktion til projekter, projektværktøjer og projektarbejdsformen. Du kan læse mere om uddannelsen her.
.jpg)
.jpg)
.jpg)
