De digitale medier kan forbedre din projektledelse på flere fronter. Men du skal overveje, hvordan og hvor meget du anvender dem! Der er nemlig også en bagside af medaljen, hvis du ikke formår at dosere. Læs videre og bliv klogere på tendenserne og mulighederne.
Digitale videomøder bringer dine deltagere tættere sammen
Som projektleder er der altid en hel række interessenter, du skal holde orienteret og kommunikere med undervejs fx samarbejdspartnere, projektdeltagere og styregruppen. Og med digitaliseringens indtog ser vi en tendens til, at en stor del af kommunikationen før, under og efter projektet, nu flytter sig fra de fysiske møder til videomøder som fx Skype.
Fordele ved videomøder:
- Mødedeltagerne undgår spildtid og transporttid. De skal ikke flytte eller transporteres fra et sted til et andet for at deltage. Dette frigør tid, der kan bruges til at løse opgaver ifm. projektet.
- Forskellige medarbejdere kan kommunikere og samarbejde uanset placering. Der kan nemt og hurtigt udveksles ideer og viden mellem afdelinger og enheder på tværs af landet og landegrænser. Det giver mulighed for at invitere nogle medarbejdere med til møder, som du måske ellers ville have udeladt.
- Selvom deltagerne ikke mødes fysisk ansigt-til-ansigt, er videomøderne det tætteste, vi kommer på det fysiske møde. Deltagerne kan både se og høre hinanden, og det giver et godt samspil.
Nogle afdelinger og projektkontorer er ligefrem gået så langt, at de har fået videovægge. Så kan afdelinger på tværs af landegrænser hele tiden se hinanden. På den måde kan to kontorer med fx 4000 km afstand pludselig føles til at være ret tæt på hinanden.
Men selvom der er rigtig mange fordele ved videomødet, er der stadig noget, der gør, at det ikke helt kan det, som det fysiske møde netop kan.
Det fysiske møde giver dig den bedste mulighed for:
- At få værdifuld feedback og tilbagemeldinger fra alle mødedeltagere.
- At skabe et rum, der giver deltagerne en følelse af nærhed, der styrker relationerne.
- At se alle i øjnene og hermed forebygge misforståelser.
Franske forskere opdagede faktisk, at deltagerne er mere emotionelle og ofte mere negative efter videomøder end efter fysiske møder.
Du skal også være opmærksom på de potentielle fælder i videomøderne. Flere kender nok YouTube filmen ”Tripp and Tyler – A webconference in real life”, hvor teknik og dårlig disciplin i den grad ødelægger mødet. Det kræver faktisk disciplin, at teknikken er på plads!
Videomødet er således særlig anvendelig, hvis du som projektleder har projektmedarbejdere, der sidder forskellige steder og har brug for hyppig kontakt. Du ønsker, at de holder fokus på opgaveløsningen og derfor ikke skal bruge tid på transport. Men har du behov for, fx måske især i starten af dit projekt, at få skabt de gode relationer mellem deltagerne, eller har du i løbet af dit projekt behov for at løse større udfordringer og forebygge misforståelser, skal du overveje at indkalde til et fysisk møde.
Vi ringer ikke længere – nej vi mailer og chatter
Hos VIA University College, hvor jeg underviser en masse af dagens projektledere på Diplomuddannelsen i projektledelse, hører jeg ofte, at de digitale medier som e-mail og chat næsten helt har erstattet den klassiske telefonsamtale. Og når jeg spørger projektlederne, hvorfor de ikke ringer, svarer de, at de ikke vil afbryde og hermed være til gene for den person, de ringer til. Så sender de en e-mail i stedet, som så bliver til uendelige mailkæder med stor risiko for misforståelser.
Men det paradoksale er, at når de samme projektledere, der ikke ringer, skal rate e-mailen og chat ift. fx at få feedback eller forebygge misforståelser, får disse medier klart dårligere score end telefonsamtalen. Alligevel er det disse medier projektlederne oftest tyr til, viser en undersøgelse, der er lavet blandt de studerende.
Men forstyrrer vi ikke, når vi sender en mail eller chat-besked? Tænk på hvor mange mails vi får på en dag? Og mange tjekker mails hver 5-10 min. helt ubevidst. Du skal være bevidst om, at en afklaring over mail måske kan tage 4-5 korrespondancer via mail, hvorimod du måske kunne have afklaret det meste på 10 min. med en enkel opringning. Det kan selvfølgelig være, at du har behov for at bekræfte en aftale på mail – men det igangsætter heller ikke en mailkæde.
Videomails
I forlængelse af den klassiske skrevne mail, begynder flere også at sende små videomails.
Et eksempel på det er projektlederen, der i slutningen af styregruppemødet lige optager en lille videobid, hvor styregruppen vinker til kameraet og siger et par ord til projektdeltagerne; ”hvor gør I det godt, og godt også at have dig med ombord Louise. Dejligt at se, projektet er på rette spor. Vi glæder os til at se det endelige resultat”.
Det er en levende måde at få sat ansigt på den her styregruppe, der måske for nogle projektdeltagere kan virke fjern. Samtidig er videomailen måske lidt mere spændende at åbne end den gængse mail med beslutningsreferatet fra styregruppemødet. Og det gør bestemt ikke noget, at det ikke er en professionel film – det gør det blot endnu mere autentisk.
Hurtigere svar på tests og eksperimenter
Som projektleder står du ofte i spidsen for projekter, hvor I skal udvikle noget nyt eller indføre nye procedurer. Her giver de sociale medier dig en unik mulighed for løbende at indhente svar på nye ideer, teste forslag og måske også gennemføre eksperimenter.
Hvis din organisation eller virksomhed bruger et socialt medie som Yammer eller Slack, kan du lynhurtigt spørge fx 500 i koncernen eller kommunen og få hurtigt svar fra måske 100 adspurgte. Svarene kan give dig en indikation af, hvilken løsning, der er den rette at gå videre med. Du kan også nemt og hurtigt splitteste forskellige løsningsmuligheder, hvorefter det er den løsning, der performer bedst, du går videre med.
Vær dog opmærksom på at dosere antallet af tests, spørgeskemaer og eksperimenter. Spørger du hele tiden, er der stor risiko for, at de svar, du får tilbage, ikke er fyldestgørende, eller at du til sidst slet ikke får svar. Og har du brug for dybdegående svar, så vælg en anden metode.
Som slutbemærkning: De digitale medier kan virkelig styrke kommunikationen i og omkring dit projekt. Men sørg for hele tiden at dosere!
Om Peter G. Harboe
Peter G. Harboe er underviser og forsker på VIA University College, Innovation og Karriere. Peter er cand.merc. og underviser på Diplom i Projektledelse en række moduler herunder metodefag, strategi og porteføljeledelse.
Peter har mere end 25 års erfaring fra projekter i dansk erhvervsliv og er ekspert i projektledelse, branding og markedsføring. Han er blogger, debattør og forfatter.
.jpg)
.jpg)
.jpg)
