Lektor Peter Harboe giver i denne artikel, på baggrund af forskning fra andre kriser, tre gode råd til, hvad du særligt skal sætte fokus på som projektleder i en coronatid. Peter underviser til daglig på Diplomuddannelsen i projektledelse hos VIA University College og forsker selv i projektledelse.
Når krisen indtræffer
11. marts 2020 sad vi danskere klar foran fjernsynet, da Statsministeriet havde indkaldt til pressemøde om corona-virus. Corona havde fået sit tag i Danmark. Danmark måtte lukke ned, og store dele af befolkningen blev sendt hjem. For de fleste projektledere skulle projekterne nu dribles videre fra hjemmekontoret i stor uvished om, hvor længe krisen ville vare.
Kontakten til og den daglige kommunikation med projektdeltagere, samarbejdspartnere, styregruppe og andre interessenter blev fra den ene dag til den anden begrænset til mails, mobil og mere eller mindre regulære opkald via Microsoft Teams, Zoom, Skype for Business eller en helt tredje løsning. Oveni det skulle mange agere i intermistiske hjemmekontorer med hele familien hjemme, men uden den normale sociale og faglige kontakt med de gode kolleger.
Coronakrisens omfang kom bag på de fleste. Og her stod vi nu uden erfaring fra tidligere kriser af samme natur. Men vi kan lære meget af andre kriser og lade os inspirere af dem. Og det er faktisk ofte, når vi bliver stillet over for det ukendte, at vi lærer mest; om os selv såvel som verden omkring os. Men hvad er det så, vi som projektledere kan bruge af det, vi har lært af andre kriser?
Tre opmærksomhedspunkter for projektlederen
Det er svært, når krisen indtræffer, men der er hjælp at hente i erfaringer fra andre kriser, hvor projektledelsen er blevet udfordret. Du får her 3 punkter, som forskning fra andre kriser, har vist er vigtige at fokusere på i projektledelsen.
1. Det er forberedelsen inden krisen, der betyder mest i krisen
En forskergruppe interviewede en række forskere, der havde erfaringer fra flere projekter i krise og bad dem beskrive, hvad der skete i de projekter, der endte som fiaskoer og i de projekter, der kom succesfuldt gennem krisen.
De fandt frem til, at de projekter, der kom gennem krisen med succes, havde tre fællestræk.
For det første havde projektlederen skabt relationer til linjeledelse og styregruppe tidligt i projektet, så når krisen ramte var projektlederen kendt og fortrolig med ledelsen. For det andet havde projektlederen skabt relationer til leverandører, konsulenter og andre eksterne, der var så stærke, at projektlederen kunne trække på dem i krisen. Og for det tredje havde projektlederen valgt og fravalgt projektdeltagere, så han var sikker på, at der var en robust, moden kerne af deltagere, der kunne reagere uden at gå i panik.
2. Projektlederen skal kunne opfange og håndtere negative følelser i videomøder
Man skulle tro, at vi sidder med fuldkommen samme følelsesregister i såvel fysiske som virtuelle møder.
Men en gruppe forskere opfangede, at i hybridmøder, hvor der fx sidder tre sammen i ét rum til mødet, og de resterende deltagere sidder spredt og er med hver for sig på video, opstår der hurtigere negativitet.
Mange møder ender mere negativt i cyberspace, end de gør ved det fysiske møde, hvor alle er samlet. De tre, der sidder sammen, påvirker hinanden og kommer hurtigere med negative reaktioner, som projektlederen skal kunne håndtere på distancen.
Når møderne derfor er tvunget til at blive afholdt virtuelt, er det vigtigt, at projektlederen holder tråden og fanger de saglige konklusioner hurtigt, før frustrationerne i rummet koger over. En måde at gøre det på, er at skrive referat og noter i et delt dokument under mødet, så alle kan følge med og se, at der ikke manipuleres. Også de modstridende holdninger og meninger skal med i referatet, hvis konflikter skal holdes nede.
3. Når der er distance, skal kontakter have højere hyppighed
I en større undersøgelse af kontakt- og mødefrekvenser kunne forskere påvise, at hvor der var hyppig kontakt, gerne med videomøder, steg deltagernes interesse i projektet og opgaverne. Så når mødefrekvensen faldt eller var uregelmæssig, faldt motivationen og interessen som en klokkeklar konsekvens heraf.
Projektlederen har derfor en særlig opgave i at fastholde hyppig kontakt, også selvom man måske er afskåret fra at mødes fysisk til møder eller omkring kaffeautomaten eller i kantinen.
De tre opmærksomhedspunkter, der kort er blevet beskrevet her, kommer fra nogle lærerige erfaringer. Forhåbentlig kan de hjælpe dig til at udøve god projektledelse i en coronatid.
.jpg)
.jpg)
.jpg)
